Distribuidoras · Consultoría de procesos
Consultoría de procesos para distribuidoras
En una distribuidora de 20 a 120 personas, casi todos los errores nacen en cinco puntos: la entrada del pedido, la hora de corte, la preparación, la carga y el albarán que vuelve firmado. Nos metemos en el almacén y en la oficina contigo, dibujamos cómo va hoy un pedido de verdad y dejamos un solo camino, con dueño en cada tramo. Duración habitual: un plazo que se cierra antes de empezar.
- Precio
- Presupuesto cerrado tras una primera conversación
- Duración habitual
- Según el alcance, cerrada antes de empezar
- Quién lo hace
- Andreea
Mi distribuidora recibe pedidos por WhatsApp, email, teléfono y a través de los comerciales. ¿Por dónde empiezo a ordenar?
Por decidir un único sitio donde vive cada pedido, aunque sigan llegando por cuatro canales. Da igual que sea el ERP o una hoja compartida al principio: lo importante es que nadie prepare nada que no esté ahí registrado, con cliente, líneas, fecha de entrega y quién lo ha metido. Después fija una hora de corte y respétala una semana entera. Solo con esas dos cosas bajan mucho las faltas y los pedidos duplicados.
¿Cuánto tiempo pierde mi equipo por los errores de preparación?
Haz la cuenta con una semana real. Apunta cada incidencia (una línea que falta, un producto cambiado, un bulto que se queda en el muelle) y el tiempo que costó arreglarla: llamada, segundo viaje, abono y factura corregida. Con 15 incidencias a la semana de 40 minutos cada una ya son 10 horas semanales, más de 500 horas al año. La calculadora de fricción te hace ese cálculo en euros.
Los puestos que más nos piden en este sector
Atención al cliente y entrada de pedidos
Es la puerta del proceso. Si quien teclea el pedido no sabe qué stock hay ni hasta qué hora se acepta para mañana, promete cosas que el almacén no puede cumplir.
Jefe o jefa de almacén
Reparte el trabajo de preparación y decide qué sale primero. Suele cargar con todas las excepciones del día porque nadie más tiene el criterio escrito.
Preparadores y carretilleros
Trabajan con la hoja de picking o la pistola. Cuando la ubicación en el sistema no coincide con la estantería, se inventan su propio atajo y el error viaja hasta el cliente.
Responsable de rutas y conductores
Cierran el día con los albaranes firmados y las devoluciones. Si esa información vuelve en papel arrugado dentro de la cabina, la factura se retrasa días.
Administración y facturación
Convierte albaranes en facturas y persigue los cobros. Es quien más sufre las diferencias entre lo pedido, lo preparado y lo entregado.
Los procesos donde se nota
Entrada y validación del pedido
Un registro único, una hora de corte clara y una comprobación de crédito y disponibilidad antes de aceptar. Así el almacén recibe trabajo limpio y no una lista de dudas.
Preparación y revisión antes de cargar
Orden de preparación por ruta, ubicaciones fiables y una segunda mirada a los pedidos críticos. Revisar dos minutos en el muelle cuesta mucho menos que un segundo viaje.
Reparto y prueba de entrega
Qué hace el conductor si el cliente rechaza una caja, cómo lo anota y cómo llega esa nota a la oficina el mismo día.
Devoluciones y abonos
Quién acepta una devolución, en qué plazo, dónde se deja el producto y cuándo vuelve al stock. Sin reglas, las devoluciones se acumulan en un rincón del almacén.
Inventario y reposición
Recuentos cíclicos por zonas en lugar de un inventario anual heroico, y un punto de pedido por referencia que no dependa de la memoria de compras.
Los atascos típicos
Cada canal, un proceso distinto
El pedido del comercial entra por un sitio y el de WhatsApp por otro. Al final del día alguien lo pasa todo a mano y ahí se cuelan las faltas.
Ubicaciones que solo conoce el veterano
El sistema dice pasillo 4 y el producto está en el 7. Mientras esté el preparador de siempre, funciona; el día que falta, el almacén va a medio gas.
Albaranes que vuelven tarde
Si el albarán firmado tarda tres días en llegar a administración, la factura sale tarde y el cobro se va una semana más.
Excepciones que resuelve el dueño
Un cliente que quiere su pedido fuera de hora, una devolución fuera de plazo, una ruta que no cabe. Si no hay regla, la llamada acaba en el móvil del gerente.
Cómo lo trabajamos
01Seguimos un pedido de principio a fin
Estamos en la oficina cuando entra, en el pasillo cuando se prepara y en el muelle cuando se carga. Lo dibujamos tal como es, no como dice el manual.
02Quitamos antes de añadir
Pasos que nadie usa, hojas que se imprimen por costumbre, dobles registros. Primero se elimina, luego se simplifica y solo después se conectan herramientas.
03Un dueño por tramo
Cada parte del camino del pedido tiene una persona responsable y una señal de que se ha hecho bien. Sin dueño, el error siempre es de otro.
04Probamos con el equipo en marcha
El nuevo proceso se ensaya unas semanas con la gente del almacén, se mide y se ajusta. Lo que no funciona en el muelle no se queda.
05Lo dejamos escrito y medible
Cada proceso queda en una página con pasos, responsables y dos o tres indicadores: pedidos completos, entregas a tiempo, días hasta facturar.
Por qué los errores de una distribuidora se repiten cada mes
Porque se arreglan en el momento y no en el origen. Falta una caja, el conductor vuelve, alguien pide perdón al cliente y se hace un abono. Al día siguiente pasa lo mismo con otro cliente. Nadie tiene tiempo de preguntarse por qué el preparador cogió el producto equivocado, y la respuesta suele ser sencilla: la ubicación estaba mal, el pedido entró tarde o la hoja de picking no decía la unidad de venta.
Ordenar los procesos es ir a buscar esas causas una a una. No hace falta un proyecto enorme: con el camino del pedido bien dibujado, un dueño por tramo y una revisión corta antes de cargar, la mayoría de las incidencias desaparecen o se vuelven raras.
Qué te llevas al final
Los procesos principales escritos en páginas que el equipo usa de verdad, una hora de corte que se respeta, reglas para las excepciones de siempre y unos indicadores que se miran cada semana. Si antes quieres poner una cifra a lo que te cuestan hoy los errores, usa la calculadora de fricción.
Un ejemplo
Ejemplo ilustrativo
Del caos de las cuatro de la tarde a una hora de corte
Ejemplo ilustrativo: una distribuidora de bebidas de 35 personas prepara cada tarde pedidos que siguen entrando hasta las siete. El almacén no sabe cuándo termina su día y los conductores salen con cargas a medias. Tras seguir varios pedidos, se fija una hora de corte a las cuatro, todos los canales se registran en el mismo sitio y los pedidos tardíos pasan a una ruta del día siguiente con aviso al cliente. En pocas semanas baja el número de segundos viajes y el jefe de almacén deja de quedarse hasta las nueve.
Preguntas frecuentes
¿Necesito cambiar de ERP para ordenar los procesos?
Casi nunca al principio. La mayoría de los problemas son de orden, no de programa: quién registra, cuándo y con qué criterio. Cuando el proceso está claro se ve si el programa actual llega o si hace falta otra herramienta.
¿Cuánto cuesta la consultoría de procesos para una distribuidora?
Precio: presupuesto cerrado tras una primera conversación. Lo cerramos después de ver el tamaño de la operación y cuántos procesos vamos a tocar.
¿Tenéis que estar en el almacén o se puede hacer a distancia?
Necesitamos estar. Los atascos de una distribuidora se ven en el muelle a las cinco de la tarde, no en una videollamada. Hay partes, como revisar indicadores, que sí se hacen en remoto.
¿Qué pasa con el equipo mientras cambiamos las cosas?
Trabaja con nosotros. Los preparadores y conductores son quienes mejor saben dónde se pierde el tiempo, y un proceso que no han construido ellos no dura.
¿Qué indicadores miramos al final?
Pocos y que se entiendan en el almacén: porcentaje de pedidos completos a la primera, entregas en el día previsto, devoluciones por error propio y días entre entrega y factura.
Mide tu caso antes de decidir
Horas y euros que se van cada año en rehacer trabajo, buscar información y esperar aprobaciones.
Cuando hace falta, construimos el software
Si los pedidos siguen llegando por WhatsApp y teléfono aunque el proceso ya esté claro, una app de pedidos para tus clientes profesionales puede recogerlos en un solo sitio.
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Actualizado el 28 de septiembre de 2026.