Servicio

Consultoría de procesos y operaciones para pymes

Una consultoría de procesos ordena cómo se hace el trabajo en tu empresa: quién hace cada paso, con qué criterio y con qué herramienta, y lo deja por escrito para que no dependa de la memoria de nadie. La hacemos con pymes de 15 a 120 personas, empezando por los procesos que más horas o errores cuestan. Precio: presupuesto cerrado tras una primera conversación. Duración: un plazo que se cierra antes de empezar.

Precio: Presupuesto cerrado tras una primera conversación
Duración habitual: Según el alcance, cerrada antes de empezar
Quién lo hace: Andreea

¿Qué hace exactamente una consultoría de procesos en una empresa de 30 personas?

Se sienta con las personas que hacen el trabajo, dibuja cómo va de verdad cada proceso de principio a fin, quita los pasos que sobran y deja por escrito la versión buena: quién hace qué, con qué criterio y qué pasa cuando algo se sale de lo normal. Después acompaña al equipo hasta que la nueva forma de trabajar se convierte en costumbre. No es un informe para un cajón: es la forma de trabajar que tu equipo usa el lunes siguiente.

¿Cuándo compensa contratar una consultoría de procesos en vez de hacerlo nosotros?

Cuando ya lo habéis intentado y se queda a medias porque nadie tiene tiempo, cuando el problema cruza varios departamentos y nadie manda sobre todos, o cuando quien más sabe del proceso es también quien no puede parar ni una hora. Si el problema está en un solo departamento y hay alguien con tiempo y respaldo de dirección, empieza tú con la plantilla de manual de procesos.

¿Te pasa esto?

Cada persona hace la misma tarea a su manera y el resultado depende de quién esté ese día.
Los mismos errores vuelven cada mes: pedidos incompletos, facturas mal hechas, entregas tarde.
Para saber en qué estado está un pedido o un proyecto hay que preguntarle a alguien.
Hay datos que se teclean dos y tres veces en sitios distintos.
Las aprobaciones se acumulan en tu mesa y el equipo espera.
Cuando alguien se va de vacaciones, su parte del trabajo se para.

Qué hacemos, paso a paso

Sigue los cuatro pasos con los que trabajamos siempre (nos conocemos, radiografía, ejecutamos contigo y nos quedamos cerca), aplicados a este servicio:

01Nos sentamos con quien hace el trabajo

Entrevistamos una a una a las personas que hacen el proceso y a las que reciben su resultado. Miramos cómo se trabaja de verdad, no cómo está en el papel ni cómo lo recuerda la dirección.

02Dibujamos el proceso tal como es

Cada paso, quién lo hace, cuánto tarda y dónde se atasca. Aquí aparecen las esperas, los datos repetidos y las decisiones que solo puede tomar una persona.

03Quitamos, simplificamos y ordenamos

Primero eliminamos los pasos que no aportan nada. Después simplificamos lo que queda y ponemos un responsable en cada tramo. La tecnología viene al final, cuando el proceso ya está claro.

04Lo dejamos por escrito con el equipo

Una ficha por proceso: objetivo, pasos, responsables, puntos de control y qué hacer cuando algo se sale de lo normal. La escribe el equipo con nosotros, para que sea suya y la mantenga.

05Lo ponemos en marcha y medimos

Acompañamos las primeras semanas sobre el terreno, medimos con dos o tres indicadores sencillos y ajustamos lo que no funcione antes de pasar al siguiente proceso.

Lo que tienes al terminar

Mapa de procesos

Los procesos de la empresa en una página, cada uno con su responsable y cómo se conectan entre sí.

Fichas de proceso

Una por proceso trabajado, con pasos, responsables, criterios, puntos de control y excepciones.

Quién decide qué

Las decisiones de cada proceso repartidas por escrito: qué se decide sin consultar y qué se consulta, y con quién.

Indicadores

Dos o tres medidas por proceso para saber si funciona sin tener que preguntar a nadie.

Un equipo que sabe mantenerlo

Las personas que hacen el proceso lo conocen, lo han escrito y saben cambiarlo cuando cambie la empresa.

Por qué los procesos se desordenan al crecer

Con diez personas, casi todo se arregla hablando. Tú estás en todas partes, sabes qué pedido va con retraso y quién tiene qué cliente. Con treinta o cuarenta, eso deja de funcionar, pero la forma de trabajar sigue siendo la misma. Cada persona que entra aprende de quien tiene al lado, a su manera, y cada vez hay más versiones de lo mismo.

El síntoma no suele ser un gran fallo. Son muchos pequeños: un dato que se pide dos veces, una aprobación que espera tres días, un error que alguien corrige cada mes sin que nadie pregunte por qué vuelve a pasar.

Qué cambia cuando un proceso está escrito

Cuando un proceso tiene dueño y está por escrito, pasan tres cosas. Las personas nuevas aprenden más rápido, porque pueden consultar en vez de preguntar. Los errores dejan de repetirse, porque hay un punto de control donde antes no había nada. Y tú dejas de ser el sitio donde se resuelven las dudas.

Escribir no significa hacer un manual de 50 páginas. Una buena ficha de proceso cabe en una o dos páginas: qué se consigue, qué pasos hay, quién hace cada uno, dónde se revisa y qué hacer cuando algo se sale de lo normal.

Cómo elegimos por dónde empezar

No trabajamos todos los procesos a la vez. Empezamos por los que cumplen dos condiciones: tocan a muchas personas y cuestan horas o dinero cada semana. En una distribuidora suele ser el camino del pedido; en una instaladora, la planificación de técnicos; en un obrador, la producción diaria. Si no sabes cuál es el tuyo, la calculadora de fricción te da una primera cifra en cinco minutos.

Un ejemplo

Caso real

Un departamento con un 60% de tareas duplicadas

En una empresa de instalaciones y climatización de 30 personas, la dirección creía que tenía un problema de procesos. Al hablar uno a uno con el equipo apareció otra cosa: los puestos estaban montados por línea de negocio y un 60% de las tareas se hacía dos veces. Rediseñamos tres posiciones por función, con recepción como punto único de entrada, y definimos indicadores que empujan en la misma dirección.

Leer el caso completo

Cuándo no nos necesitas

Si el problema está en un solo departamento, alguien del equipo puede dedicarle unas horas a la semana y la dirección le respalda, puedes empezar sin nosotros. Elige el proceso que más errores da, escríbelo con quien lo hace y revísalo al mes. La plantilla de manual de procesos trae un proceso rellenado como ejemplo para copiar la estructura.

Descarga gratis: Plantilla de manual de procesos →

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta una consultoría de procesos?

Depende de cuántos procesos y cuántas personas entren. Precio: presupuesto cerrado tras una primera conversación. Antes de empezar sabes qué procesos se trabajan, qué te llevas al final y cuánto cuesta.

¿Cuánto tiempo lleva?

Duración habitual: un plazo que se cierra antes de empezar. El ritmo lo marca tu equipo: necesitamos a las personas que hacen el proceso unas horas a la semana, no a tiempo completo.

¿Tenemos que cambiar de programa de gestión?

Casi nunca al principio. Primero se ordena el proceso con lo que ya usáis. Si después hace falta una herramienta que ningún programa estándar cubre, la construimos desde Alcara Partners · Software a medida.

¿Quién de Alcara lo hace?

Andreea Almonacid, que lidera operaciones, procesos y sistemas. Antes de fundar Alcara diseñó en XO Life un sistema que convirtió un proceso de 6 meses y 20 personas en una tarde y una persona.

¿Trabajáis en la empresa o en remoto?

Las entrevistas y la observación se hacen en tu empresa, con el equipo. La redacción y el seguimiento pueden hacerse en remoto. Nuestra base está en Gandia y trabajamos sobre todo en la Comunidad Valenciana.

Mide tu caso antes de decidir

Horas y euros que se van cada año en rehacer trabajo, buscar información y esperar aprobaciones.

Calcula lo que te cuesta la fricción Prefiero hablar con vosotros

Cuando hace falta, construimos el software

Si al ordenar el proceso descubres que el atasco es que los datos viven en tres programas que no se hablan, lo que falta es una herramienta. Eso lo resolvemos en la web de software a medida.

Verlo en Alcara Partners · Software a medida →

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Escrito por

Andreea Almonacid

Operaciones, procesos, sistemas y tecnología

Actualizado el 28 de septiembre de 2026.