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Plantilla de manual de procesos, con un proceso ya rellenado
Un documento de Word con una ficha que se repite para cada proceso: objetivo, cuándo empieza y termina, responsable, una tabla de 8 pasos (quién, qué hace, con qué y cuánto tarda), puntos de control, qué hacer si algo falla e indicadores. Antes de la ficha en blanco trae un proceso de 6 pasos ya rellenado, del pedido a la factura en una distribuidora.
Qué incluye
- Instrucciones de uso: cada proceso ocupa una o dos páginas y todos siguen la misma estructura.
- Un ejemplo ilustrativo rellenado, «del pedido a la entrega» en una distribuidora: 6 pasos entre comercial, administración, almacén y reparto, con la herramienta de cada paso (ERP, hoja de preparación, albarán) y el tiempo aproximado.
- Los dos puntos de control del ejemplo: ningún pedido se carga sin que lo revise una segunda persona y no se factura sin albarán firmado.
- Qué hacer si falta producto o si el cliente cambia el pedido cuando ya está preparado.
- Ficha en blanco: nombre del proceso, objetivo, cuándo empieza, cuándo termina, responsable, versión y fecha.
- Tabla de pasos en blanco (paso, quién, qué hace, con qué, tiempo) y apartados para puntos de control, excepciones e indicadores.
- Página final «Cuando esto se te queda pequeño».
Cómo usarla
- Elige primero el proceso que más errores o llamadas genera, no el más fácil de escribir.
- Escríbelo con la persona que lo hace cada día, mirando cómo lo hace de verdad, no cómo debería hacerse.
- Una fila por paso y un solo «quién» por fila. Si en un paso intervienen dos personas, son dos pasos.
- Añade solo los controles que evitan errores reales: si nadie recuerda un fallo en ese punto, sobra.
- Pon versión y fecha, y guarda el manual en un único sitio que todo el equipo sepa encontrar.
Por qué la plantilla trae un proceso ya escrito
La mayoría de manuales se quedan a medias por el mismo motivo: nadie sabe cuánto detalle poner. Unos escriben tres líneas genéricas y otros cuarenta páginas que no lee nadie. El ejemplo resuelve esa duda de un vistazo: seis pasos, quién hace cada uno, con qué herramienta y cuánto tarda, dos controles y dos excepciones. Con eso, alguien nuevo puede preparar un pedido sin preguntar cada cinco minutos.
El ejemplo es de una distribuidora, pero la ficha sirve igual para un parte de trabajo en una instaladora, una orden de producción en un obrador o la recepción de mercancía en un almacén. Cambian los nombres de los puestos y las herramientas; la estructura es la misma.
Lo que la ficha te obliga a decidir
Al rellenar la tabla aparecen solas las preguntas que nadie se había hecho: quién es responsable del proceso entero y no solo de su paso, dónde se apunta un cambio de última hora o qué pasa si el albarán vuelve sin firmar. Muchas veces la primera mejora sale ahí, antes de terminar de escribir.
Cuando tengas escritos los procesos clave, úsalos como base del plan de acogida de las personas nuevas.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos procesos debería documentar?
Empieza por tres a cinco: los que más dinero mueven o más errores repiten. En una distribuidora suelen ser pedido, compras y devoluciones; en una instaladora, aviso de avería, parte de trabajo y facturación.
¿Hace falta dibujar diagramas de flujo?
No para empezar. Una tabla con pasos, responsables y herramientas la entiende cualquiera y se actualiza en minutos. El diagrama ayuda cuando el proceso tiene muchas bifurcaciones.
¿Y si el equipo no lo usa?
Casi siempre es porque se escribió sin ellos o porque está en una carpeta que nadie abre. Escríbelo con quien hace el trabajo y úsalo en la acogida de cada persona nueva: ahí se ve enseguida si sirve.
Cuando esto se te queda pequeño
La plantilla sirve para empezar. Si necesitas que alguien lo haga contigo, eso es manual de procesos: documentar cómo trabaja la empresa.
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Actualizado el 28 de septiembre de 2026.