Plantilla gratuita
Plantilla de organigrama con responsabilidades
Un Excel con dos hojas de trabajo: una para describir cada puesto en una fila (a quién reporta, de qué resultados responde, qué decide sin consultar y qué consulta antes) y otra para repartir cada proceso con un solo responsable, quién aprueba, a quién se consulta y a quién se informa. Tiene sitio para 40 puestos y 40 procesos, con una fila de ejemplo en cada hoja.
Qué incluye
- Hoja «Cómo usarla» con las cuatro reglas para rellenarla: puestos y no personas, un solo responsable por proceso y cuándo revisarla.
- Hoja «Puestos»: puesto, persona que lo ocupa, a quién reporta, área, resultados de los que responde, qué decide sin consultar y qué consulta antes de decidir.
- Una fila de ejemplo ilustrativo (un responsable de almacén que decide los turnos de su equipo y consulta las compras que se salen del presupuesto mensual) y 40 filas en blanco.
- Hoja «Quién hace qué»: cada proceso con su responsable (R), quién aprueba (A), a quién se consulta (C) y a quién se informa (I).
- Un ejemplo ilustrativo de reparto (aprobar un presupuesto a cliente: responde el comercial, aprueba dirección comercial, se consulta a producción, se informa a administración) y 40 filas en blanco.
- Hoja final «Cuando se quede pequeña», con las señales de que el Excel ya no basta.
Cómo usarla
- Empieza por los puestos, no por las personas. Si una persona tiene dos sombreros, son dos filas.
- Escribe en «Decide sin consultar» decisiones concretas: turnos, descuentos hasta cierto importe, compras de reposición. Si la casilla se queda vacía, ya has encontrado un problema.
- En «Quién hace qué», pon un solo responsable por proceso. Si salen dos, en la práctica no hay ninguno: elige uno.
- Enséñaselo a cada mando y pregúntale si se reconoce. Donde no coincida lo escrito con lo que pasa, anótalo.
- Revísalo cada vez que entre o salga alguien, y como mínimo una vez al año.
Por qué un organigrama con responsabilidades y no solo con nombres
El organigrama típico de una pyme es un dibujo con cajas y nombres que nadie consulta. Dice quién manda sobre quién, pero no responde a lo que de verdad frena el día a día: quién decide si se hace un descuento, quién da el visto bueno a un pedido urgente, a quién llama el jefe de almacén cuando falta material.
Cuando eso no está escrito, pasa lo de siempre. Las decisiones suben al dueño porque es el único que seguro puede tomarlas, dos personas hacen la misma tarea sin saberlo y otra se queda sin hacer porque cada uno pensaba que era del otro. En una reunión, todo el mundo opina y nadie sale con el encargo.
Esta plantilla obliga a contestar dos preguntas por escrito: qué decide cada puesto y quién responde de cada proceso. Es un trabajo de una o dos tardes, y suele ser la primera vez que el dueño ve en una hoja cuántas decisiones tiene que tomar él porque nadie más está autorizado.
Si al rellenarla descubres que varios puestos no se pueden describir sin decir el nombre de quien los ocupa, completa cada puesto con la plantilla de descripción de puesto.
Preguntas frecuentes
¿Por qué un Excel y no un programa de organigramas?
Porque lo difícil no es dibujar las cajas, sino escribir qué decide cada puesto. Un Excel lo puede editar cualquiera, se filtra por área y se imprime. Si luego quieres el dibujo, sale fácil de la hoja «Puestos».
¿Qué es eso de R, A, C, I?
Una forma de repartir un proceso entre puestos: R hace el trabajo y responde de él, A lo aprueba, C da su opinión antes y a I se le avisa después. Sirve para acabar con las tareas que «hacía todo el mundo» y al final no hacía nadie.
¿Sirve para una empresa de 15 personas?
Sí. Con 15 personas quizá tengas 10 puestos y 15 procesos, y te lleva una tarde. Es justo el momento de hacerlo, antes de que la estructura crezca sin que nadie la haya decidido.
Cuando esto se te queda pequeño
La plantilla sirve para empezar. Si necesitas que alguien lo haga contigo, eso es organización, roles y organigrama.
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Escrito por
Jose AlmonacidPersonas, selección, gestión del cambio y la primera conversación con cada cliente
Actualizado el 28 de septiembre de 2026.