Procesos

Las reuniones no sirven para decidir nada

Las reuniones no deciden cuando nadie es dueño de la decisión y se mezcla ponerse al día con decidir. Separa los dos: el estado de las cosas, por escrito antes; la reunión, solo para lo que hay que decidir, con una propuesta y un responsable por tema. Una reunión semanal de 8 personas y 2 horas cuesta más de 700 horas al año; merece la pena que decida algo.

¿Por qué en nuestras reuniones de equipo se habla mucho y no se decide nada?

Normalmente por tres motivos a la vez. Se usa la reunión para contar cómo va todo, así que el tiempo se acaba antes de llegar a lo importante. Los temas llegan sin propuesta, y decidir desde cero entre ocho personas es casi imposible. Y nadie sabe quién tiene la última palabra en cada tema, así que se habla hasta que el jefe decide o hasta que se aplaza. Arreglar esas tres cosas cambia la reunión en pocas semanas.

¿Cómo hago un orden del día que sirva de verdad?

Cada punto con tres datos: quién lo trae, si es para informar o para decidir, y qué propone. Los puntos de informar van por escrito antes de la reunión y en la reunión solo se resuelven dudas. Los de decidir llevan una propuesta concreta, no una pregunta abierta. Y al final, un acta de tres líneas por punto: qué se decidió, quién lo hace y para cuándo.

¿Te suena?

Las mismas cuestiones vuelven a la reunión semana tras semana.
La mitad del tiempo se va en que cada área cuente cómo le va.
Nadie apunta qué se decidió, y días después cada uno lo recuerda distinto.
Los temas se cierran con «lo vemos la semana que viene».
Solo se decide cuando tú hablas, y si no estás, se aplaza.
Hay gente en la reunión que no interviene en ninguno de los temas.

Lo que te cuesta

Una reunión que no decide cuesta el tiempo de todos los asistentes a la vez y, además, retrasa lo que se debía decidir. Mientras tanto, alguien espera para seguir trabajando. Hay otro coste menos visible: cuando las reuniones no sirven, las decisiones se toman en pasillos y por WhatsApp, sin que lo sepan todos los que deberían saberlo, y eso genera más reuniones para aclarar.

Un cálculo sencillo

Ejemplo ilustrativo: una reunión semanal de 8 personas y 2 horas son 16 horas de equipo cada semana. En 46 semanas, 736 horas al año. Si la mitad del tiempo se dedica a ponerse al día con información que podría leerse en cinco minutos, se pierden 368 horas: más de nueve semanas de trabajo de una persona.

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Las opciones, con honestidad

Tres caminos. Contratarnos es solo uno de ellos, y no siempre el bueno.

Opción 1

Hacerlo tú, con una plantilla

Hazlo tú durante un mes. Cambia el orden del día para que cada punto diga quién lo trae y si es para informar o para decidir. Pide el estado de cada área por escrito el día antes. Cierra cada punto con un acta de tres líneas. Apóyate en el organigrama con responsabilidades para dejar claro quién decide en cada tema.

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Opción 2

Encargarlo a alguien de dentro

Un gerente o un director de operaciones puede moderar y cambiar el formato. Funciona si tiene autoridad para cortar un tema que se alarga y si tú aceptas no reabrir en la reunión lo que otro ya decidió dentro de su margen.

Opción 3

Ayuda de fuera

La ayuda externa compensa cuando el problema no es el formato de la reunión, sino que nadie sabe quién decide qué. Entonces hay que ordenar roles y responsabilidades, y las reuniones mejoran como consecuencia.

Qué haríamos nosotros

01Observar las reuniones como son

Asistimos a varias reuniones y apuntamos cuánto tiempo se va en informar, en discutir y en decidir, y qué temas vuelven.

02Quién decide qué

Para los temas que se repiten, dejamos escrito quién tiene la última palabra y a quién se consulta antes. Muchas reuniones se acortan solo con eso.

03Tres tipos de reunión

Una de seguimiento corta con números, una de decisión con propuestas preparadas y, solo si hace falta, una de revisión mensual o trimestral.

04Acta mínima y seguimiento

Qué se decidió, quién lo hace y para cuándo. Lo pendiente abre la siguiente reunión, antes que cualquier tema nuevo.

05Formar a quien modera

Dirigir una reunión es una habilidad: cortar con respeto, pedir propuestas, cerrar con una decisión. La trabajamos con los mandos.

Informar no es una reunión

La mayoría de reuniones que no deciden son, en realidad, reuniones de ponerse al día. Cada área cuenta lo suyo, se hacen algunas preguntas y el tiempo se acaba. Informar se puede hacer por escrito: una hoja compartida con los números de cada área, actualizada el día antes, que cada uno lee en cinco minutos. La reunión queda para lo que no se puede resolver por escrito: elegir entre opciones, repartir recursos y resolver choques entre áreas.

Sin dueño no hay decisión

Cuando un tema llega a la reunión sin alguien que lo lleve, nadie se siente autorizado a cerrarlo. Se opina, se debate y se aplaza. La regla sencilla: cada tema tiene un dueño que trae una propuesta. Los demás aportan, pero la propuesta se aprueba, se cambia o se rechaza en ese momento. Si el tema es del dueño de la empresa, que lo diga; si no, que deje decidir. Muchas veces el problema de fondo es que no está claro quién decide qué, y lo contamos en nadie sabe qué hace cada uno.

Menos reuniones, mejores decisiones

Haz inventario de las reuniones fijas de tu empresa, cuántas personas asisten y cuántas horas suman al mes. Pregunta en cada una qué decisión salió de ella la última vez. Las que no decidieron nada en un mes son candidatas a desaparecer o a convertirse en un documento compartido. Si sospechas que las reuniones esperan a que decidas tú, el test de dependencia te dirá cuánto pesa tu presencia.

Un ejemplo

Ejemplo ilustrativo

La reunión de los lunes de una constructora

Ejemplo ilustrativo: en una constructora de 45 personas, la reunión de los lunes junta a los jefes de obra, compras y administración durante dos horas y media. Cada jefe de obra repasa su obra en voz alta. Se cambia el formato: el estado de cada obra se rellena en una hoja compartida el viernes, y el lunes solo se tratan las obras con retraso o sobrecoste, cada una con una propuesta del jefe de obra. La reunión baja a una hora y las compras urgentes se deciden ese mismo día.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto debería durar una reunión de seguimiento?

Si la información llega por escrito antes, 30 minutos suelen bastar para un equipo de dirección de una pyme. Si dura más, casi siempre es porque se está informando en voz alta.

¿Quién tiene que ir a cada reunión?

Quien decide, quien ejecuta y quien aporta información que no está por escrito. El resto puede leer el acta. Menos personas no es menos transparencia si el acta llega a todos.

¿Qué hago si siempre se acaba decidiendo lo que yo digo?

Habla el último. Si abres tú el tema, el equipo se alinea con tu opinión y deja de aportar. Pide propuestas, escucha y decide al final, o deja que decida quien tiene el tema asignado.

¿Quitar reuniones no hará que la gente se entere menos?

Si la información está a la vista en un sitio compartido, la gente se entera más, no menos. Lo que se pierde es la costumbre de enterarse escuchando a otros durante una hora.

Mide tu caso antes de decidir

12 preguntas sobre quién decide, quién aprueba y qué pasa si faltas tres semanas. Resultado de 0 a 100 al momento.

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