Organización
Nadie sabe exactamente qué hace cada uno
Si nadie sabe exactamente qué hace cada uno, es porque los puestos crecieron sumando tareas según llegaban, no por diseño. Pide a cada persona que liste sus tareas durante 2 semanas, cruza las listas y aparecerán dos cosas: tareas que hacen dos o tres personas a la vez y tareas que no hace nadie. Con eso se redibujan los puestos por función y se escribe un organigrama con responsabilidades.
¿Cómo sé si en mi empresa hay tareas duplicadas entre puestos?
Pide a cada persona de un área que apunte durante dos semanas todo lo que hace, con qué frecuencia y para quién. Después, pon las listas una junto a otra. Las duplicidades saltan a la vista: dos personas llamando al mismo cliente para confirmar lo mismo, tres que actualizan su propia versión del mismo listado. Y aparecen también los huecos: tareas que todos creían que hacía otro.
¿Qué debe tener un organigrama para que sirva de algo en una pyme?
Además de nombres y cajas, las responsabilidades de cada puesto: qué resultados le tocan, qué decide solo y qué consulta, y a quién pasa el trabajo. Un organigrama sin responsabilidades solo dice quién manda sobre quién. Con ellas, cualquiera puede saber a quién dirigirse sin preguntarte.
¿Te suena?
- Cuando algo sale mal, cada uno cree que era responsabilidad de otro.
- Dos personas hacen la misma tarea sin saberlo, y otras tareas no las hace nadie.
- Los puestos tienen nombre, pero nadie podría describir por escrito qué incluye cada uno.
- Los nuevos no saben a quién preguntar y acaban preguntándote a ti.
- Hay personas desbordadas junto a otras con poco trabajo, en la misma área.
- El organigrama, si existe, no se parece a cómo se trabaja de verdad.
Lo que te cuesta
La confusión de roles cuesta horas duplicadas, tareas que se caen y conflictos. Cuando dos personas hacen lo mismo, pagas dos veces y a menudo obtienes dos versiones distintas. Cuando nadie hace algo, el problema aparece tarde y delante del cliente. Y la gente se quema: la persona responsable acaba asumiendo todo lo que no tiene dueño, mientras otras no saben qué se espera de ellas.
Un cálculo sencillo
Ejemplo ilustrativo: en un departamento de 6 personas, el inventario de tareas muestra que cada una dedica unas 8 horas semanales a tareas que ya hace otra persona. Son 48 horas a la semana, más de una jornada completa. En 46 semanas, 2.208 horas al año pagadas dos veces.
Calcula el tuyo con la calculadora de fricción →Las opciones, con honestidad
Tres caminos. Contratarnos es solo uno de ellos, y no siempre el bueno.
Opción 1
Hacerlo tú, con una plantilla
Hazlo tú área por área. Dos semanas de inventario de tareas por persona, una tarde para cruzar las listas y otra para repartir: cada tarea a un solo puesto. Después, dibuja el organigrama con las responsabilidades de cada caja y compártelo con el equipo.
Plantilla de organigrama con responsabilidades (gratis) →Opción 2
Encargarlo a alguien de dentro
Un responsable de personas o un gerente puede liderarlo si tiene la confianza del equipo. Es un ejercicio delicado: la gente teme que el inventario sirva para señalar a quien trabaja menos, y eso hay que desactivarlo desde el principio.
Opción 3
Ayuda de fuera
La ayuda externa compensa cuando hay que rediseñar varios puestos a la vez, cuando los roles tocan intereses personales o cuando hay que decir cosas incómodas sobre cómo está repartido el trabajo. Alguien de fuera puede hablar con todos sin jerarquías de por medio.
Qué haríamos nosotros
01Inventario de tareas con el equipo
Cada persona lista lo que hace. Lo acompañamos con entrevistas individuales para que salga también lo que no se apunta.
02Cruce de duplicidades y huecos
Ponemos todas las tareas en una sola vista y marcamos las repetidas y las que no tienen dueño.
03Puestos por función
Rediseñamos los roles alrededor de lo que hace falta, no de quién estaba cuando surgió cada tarea. Con el equipo delante, no a sus espaldas.
04Organigrama y descripciones de puesto
Responsabilidades, decisiones y traspasos de cada puesto por escrito. Útil también para contratar y para evaluar puestos con criterios objetivos.
05Indicadores por puesto
Unos pocos números que digan si cada rol cumple su función, para que la conversación sea sobre resultados y no sobre impresiones.
Los puestos crecieron por acumulación
En una empresa pequeña, las tareas se reparten según quién está disponible. Llega un cliente nuevo y lo atiende quien coge el teléfono. Hay que controlar un pedido y lo hace quien estaba cerca. Años después, cada puesto es una mezcla de tareas que llegaron en momentos distintos, y nadie puede decir con precisión dónde acaba uno y empieza el otro. No es desorden de las personas: es que nadie diseñó los puestos.
Duplicidades y huecos, a la vez
Cuando cruzas las listas de tareas aparecen los dos problemas juntos. Por un lado, tareas repetidas: dos personas confirman la misma cita, dos llevan su propio registro de avisos. Por otro, tareas huérfanas: la revisión de contratos de mantenimiento que todos pensaban que hacía otro, el seguimiento de presupuestos enviados que no hace nadie. Las primeras cuestan horas; las segundas, clientes.
Del inventario al organigrama
Con las tareas repartidas a un solo puesto, el siguiente paso es escribirlo: un organigrama con responsabilidades y una descripción corta de cada puesto. Para el organigrama, la plantilla de organigrama con responsabilidades te da la estructura; para cada puesto, la de descripción de puesto. Si quieres saber cuánto de esta confusión acaba en tu mesa, el test de dependencia te lo dice en tres minutos.
Un ejemplo
Caso real
Roles por función en una empresa de climatización
En una empresa de instalación y mantenimiento de climatización de 30 personas, un departamento tenía los roles construidos por línea de negocio: un 60% de las tareas estaban duplicadas y los puestos trabajaban aislados. Rediseñamos tres puestos por función: recepción como punto único de entrada, planificación con visión de todas las rutas y el ciclo de SAT como un conjunto propio, con indicadores. El equipo aceptó el cambio.
Leer el caso completoPreguntas frecuentes
¿Hacer un inventario de tareas no generará desconfianza?
Si se presenta como control, sí. Explica que el objetivo es quitar trabajo repetido y tareas que caen entre dos sillas, no medir a nadie. Y cumple: si aparecen horas duplicadas, que sirvan para aliviar a quien va desbordado.
¿Cada cuánto hay que revisar el organigrama?
Cada vez que cambia algo grande, como una sede nueva, una línea de negocio o una ola de contrataciones, y al menos una vez al año. Un organigrama que no se revisa vuelve a quedarse viejo en meses.
¿Necesito descripciones de puesto en una empresa pequeña?
Sí, cortas. Una página por puesto con su misión, sus responsabilidades y lo que decide. Además, la Directiva (UE) 2023/970 de transparencia salarial, pendiente de trasposición en España, pide evaluar los puestos con criterios objetivos, y eso es imposible si no están escritos.
¿Qué hago con las tareas que no quiere hacer nadie?
Asignarlas igual, por escrito, a un puesto concreto. Si nadie las tiene, alguien las acaba haciendo a medias y de mala gana. Si son muchas, quizá sea el momento de un puesto nuevo.
Mide tu caso antes de decidir
12 preguntas sobre quién decide, quién aprueba y qué pasa si faltas tres semanas. Resultado de 0 a 100 al momento.
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Escrito por
Jose AlmonacidPersonas, selección, gestión del cambio y la primera conversación con cada cliente
Actualizado el 28 de septiembre de 2026.