Servicio

Organización, roles y organigrama

Organizar roles es decidir, por escrito, qué hace cada puesto, qué decide sin consultar y a quién responde, para que el trabajo no dependa de quién está ese día ni de que tú contestes. Lo hacemos con pymes de 15 a 120 personas, normalmente cuando la empresa ha pasado de 20 o 30 personas y el organigrama sigue siendo el de cuando erais 8. Precio: presupuesto cerrado tras una primera conversación. Duración habitual: un plazo que se cierra antes de empezar.

Precio: Presupuesto cerrado tras una primera conversación
Duración habitual: Según el alcance, cerrada antes de empezar
Quién lo hace: Jose y Andreea

Mi empresa tiene 35 personas y todos me reportan a mí. ¿Cómo debería organizarla?

Agrupa el trabajo por funciones, no por personas: entrada de pedidos o avisos, planificación, ejecución, cobro y postventa, por ejemplo. Pon un responsable en cada función con decisiones claras que pueda tomar sin ti y deja en tu mesa solo lo que de verdad es tuyo: estrategia, grandes clientes, inversiones. Con 35 personas, tener cuatro o cinco personas que te reportan es razonable; tener treinta es lo que te tiene atrapado.

¿Qué diferencia hay entre un organigrama y un reparto de responsabilidades?

El organigrama dice quién depende de quién. El reparto de responsabilidades dice quién hace cada cosa, quién la decide y a quién hay que avisar. Puedes tener un organigrama bonito y que nadie sepa quién aprueba un descuento o quién llama al cliente cuando una entrega falla. Lo que ordena el día a día es lo segundo; el organigrama es solo el dibujo.

¿Te pasa esto?

Todo el mundo te reporta a ti directamente, aunque haya personas con cargo de responsable.
Dos personas hacen la misma tarea sin saberlo y otra tarea importante no la hace nadie.
Los puestos se crearon alrededor de quien los ocupaba, y cuando esa persona se va no sabes qué perfil buscar.
Hay roces entre departamentos porque no está claro dónde acaba el trabajo de uno y empieza el del otro.
El cliente llama a tres personas distintas para la misma incidencia.
No sabrías explicar por qué dos personas con puestos parecidos cobran distinto.

Qué hacemos, paso a paso

Sigue los cuatro pasos con los que trabajamos siempre (nos conocemos, radiografía, ejecutamos contigo y nos quedamos cerca), aplicados a este servicio:

01Foto de cómo funciona hoy

Hablamos con cada persona sobre lo que hace de verdad en una semana normal, no lo que dice su contrato. Cruzamos esas respuestas y aparecen las tareas duplicadas, las huérfanas y las que solo pasan por ti.

02Funciones antes que nombres

Dibujamos las funciones que tu empresa necesita para funcionar, sin pensar todavía en quién las hará. Es la forma de no diseñar la organización alrededor de las personas que ya están.

03Puestos y decisiones

Agrupamos las funciones en puestos y escribimos qué decide cada uno solo, qué consulta y qué eleva. Aquí se cierran las preguntas incómodas: quién aprueba, quién firma, quién responde ante el cliente.

04Encaje con las personas

Contrastamos el diseño con el equipo actual: quién encaja en cada puesto, quién necesita formación, qué hueco hay que cubrir fuera. Esta parte la lidera Jose y se habla cara a cara con cada persona afectada.

05Puesta en marcha acompañada

Comunicamos el cambio contigo, acompañamos las primeras semanas y ajustamos lo que no funcione. Unos pocos indicadores por puesto dicen si la nueva organización empuja en la dirección correcta.

Lo que tienes al terminar

Organigrama por funciones

Quién depende de quién, con cada puesto definido por lo que aporta y no por quién lo ocupa hoy.

Ficha de cada puesto

Misión, responsabilidades, decisiones propias, relación con otros puestos y requisitos para ocuparlo.

Mapa de decisiones

Una tabla con las decisiones recurrentes de la empresa y quién las toma, quién opina y a quién se informa.

Plan de encaje del equipo

Cómo pasa cada persona de su puesto actual al nuevo, qué formación necesita y qué perfiles faltan.

Indicadores por puesto

Dos o tres medidas por responsable para que sepa si lo está haciendo bien sin esperar a que se lo digas.

Criterios para valorar puestos

Una base objetiva para comparar puestos entre sí, útil para ordenar sueldos y para lo que pedirá la normativa de transparencia salarial.

Cuando el organigrama se queda pequeño

Las pymes crecen por capas. Primero estás tú con dos o tres personas de confianza. Luego cada una de ellas va sumando gente a su alrededor, y los puestos se van inventando sobre la marcha: «tú llevas esto porque sabes», «tú te encargas de aquel cliente porque lo conoces». Funciona mientras cabe todo en una conversación.

Hacia las 20 o 30 personas, esa forma de crecer empieza a pasar factura. Aparecen personas con el mismo título que hacen cosas distintas, responsables que no pueden decidir nada y tareas que todo el mundo cree que hace otro. El problema no es de actitud. Es que nadie ha dibujado la empresa desde que era pequeña.

Por qué diseñamos por funciones

Diseñar por funciones obliga a preguntarse qué necesita la empresa para funcionar, no qué sabe hacer cada persona. Eso permite ver huecos que el día a día tapa, como un cobro que nadie persigue o una planificación que se hace de cabeza. También hace posible sustituir a alguien, contratar con un perfil claro o formar a un mando con objetivos concretos.

En el caso de la empresa de climatización se ve bien: los puestos por línea de negocio parecían lógicos, pero multiplicaban el trabajo. Al separar recepción, planificación y servicio técnico, cada persona pasó a tener un trabajo que se podía medir.

Puestos claros y sueldos que se pueden explicar

Un puesto bien definido sirve para mucho más que para el organigrama. Es la base para escribir una oferta de empleo honesta, para decidir quién asciende y para explicar por qué un puesto cobra lo que cobra. Con la directiva europea de transparencia salarial, que exigirá dar la banda salarial antes de la entrevista y valorar los puestos con criterios objetivos, eso deja de ser opcional. En la guía de transparencia salarial tienes qué se sabe hoy y qué falta por aprobar. Y si quieres medir cuánto depende hoy tu empresa de ti, el test de dependencia del fundador te lo dice en unos minutos.

Un ejemplo

Caso real

Tres puestos rediseñados por función

Una instaladora de climatización de 30 personas, con casi una década en el sector y creciendo fuera de Valencia, tenía los puestos de un departamento repartidos por línea de negocio. Cada persona atendía su línea de principio a fin, así que muchas tareas se repetían y nadie veía el conjunto. Al revisarlo, el 60% de las tareas estaba duplicado. Reorganizamos tres posiciones por función: una recepción que es la única puerta de entrada, una planificación que ve todas las rutas a la vez y el servicio técnico como un ciclo con dueño propio. Cada puesto tiene sus indicadores y el equipo aceptó el cambio.

Leer el caso completo

Cuándo no nos necesitas

Si tu empresa tiene menos de 20 personas o el problema está en un solo equipo, puedes empezar tú. Pide a cada persona que apunte durante una semana qué hace y cuánto tiempo le dedica, junta las listas y marca lo que se repite y lo que no tiene dueño. Con la plantilla de organigrama con responsabilidades puedes pasar de ese listado a un reparto claro.

Descarga gratis: Plantilla de organigrama con responsabilidades →

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta reorganizar los roles de la empresa?

Precio: presupuesto cerrado tras una primera conversación. El importe depende de cuántas personas y áreas entran. Lo cerramos antes de empezar, con el alcance por escrito.

¿Cuánto dura y cuándo se nota?

Duración habitual: un plazo que se cierra antes de empezar. Lo primero que suele notarse es que baja el número de preguntas que llegan a tu mesa, porque cada responsable sabe qué puede decidir.

¿Vais a despedir a gente?

No es el objetivo ni lo decidimos nosotros. Reorganizar suele significar mover tareas, no personas. Si el diseño deja a alguien sin encaje, lo verás con tiempo y con opciones: formación, otro puesto o una salida bien hecha, que decides tú con tu asesoría laboral.

¿Qué tiene que ver esto con la transparencia salarial?

La directiva europea de transparencia salarial pide valorar los puestos con criterios objetivos y neutros en cuanto al género. En septiembre de 2026 España aún no la había transpuesto, pero tener puestos bien definidos es el primer paso para cumplirla. Te lo explicamos en la guía de transparencia salarial; para lo jurídico, tu asesoría laboral.

¿Quién de Alcara lo hace?

Jose y Andreea juntos. Jose lleva la parte de personas: entrevistas, encaje y comunicación del cambio. Andreea lleva la parte de funciones, flujos de trabajo e indicadores.

Mide tu caso antes de decidir

12 preguntas sobre quién decide, quién aprueba y qué pasa si faltas tres semanas. Resultado de 0 a 100 al momento.

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