Distribuidoras · Organización y roles
Organización y roles para distribuidoras
En una distribuidora que pasa de 20 a 60 personas, el organigrama suele seguir siendo el del principio: el dueño en el centro y todos llamándole. Definimos qué hace cada puesto, qué decide sin preguntar y hasta qué importe, desde el comercial hasta el jefe de almacén. Precio: presupuesto cerrado tras una primera conversación.
- Precio
- Presupuesto cerrado tras una primera conversación
- Duración habitual
- Según el alcance, cerrada antes de empezar
- Quién lo hace
- Jose y Andreea
En mi distribuidora todos los descuentos y precios especiales pasan por mí. ¿Cómo lo reparto sin perder margen?
Escribe una tabla sencilla: qué descuento puede dar el comercial solo, cuál necesita al director comercial y cuál sigue siendo tuyo. Pon límites en porcentaje y en importe del pedido, y añade dos o tres condiciones, como cliente al corriente de pago. Prueba la tabla tres meses y revisa juntos las excepciones. Lo normal es que la mayoría de peticiones se resuelvan sin ti y que el margen se mantenga, porque ahora hay un criterio y no un estado de ánimo.
Los puestos que más nos piden en este sector
Dirección comercial
Debería fijar la política de precios y cuidar a los clientes grandes. En muchas distribuidoras no existe como puesto y el dueño hace de director comercial a ratos.
Comerciales de calle y televenta
Cada uno con su cartera, pero sin reglas comunes sobre plazos, condiciones de pago o qué se promete. Cada comercial acaba funcionando como una pequeña empresa.
Jefe o jefa de almacén
El puesto que más decisiones toma al día y el que menos autoridad tiene por escrito. Organiza turnos, pero no puede decir que no a un pedido urgente.
Compras
A veces lo hace el dueño, a veces administración, a veces el jefe de almacén cuando ve la estantería vacía. Si nadie es responsable, se compra tarde o de más.
Administración y cobros
Factura, reclama impagos y bloquea clientes. Necesita saber quién puede autorizar que un cliente moroso siga recibiendo mercancía.
Los procesos donde se nota
Autorizaciones de precio y crédito
Quién aprueba un precio fuera de tarifa, un aplazamiento o un pedido a un cliente con facturas vencidas. Es la parte que más llamadas genera al gerente.
Prioridades del día en almacén
Cuando hay más pedidos que manos, alguien decide qué sale primero. Ese criterio tiene que ser del jefe de almacén y no del comercial que grita más.
Coordinación entre comercial y almacén
Una reunión corta y fija, con disponibilidad, roturas y promociones que vienen. Evita que se vendan campañas que el almacén descubre el mismo lunes.
Reporte semanal de cada responsable
Cuatro o cinco números por puesto que se comentan en quince minutos. Sustituyen a las preguntas sueltas del dueño a lo largo de la semana.
Los atascos típicos
El dueño es el único que decide
Precios, compras, contrataciones y conflictos entre almacén y comercial. Mientras está, todo avanza; cuando se va de viaje, se para.
Puestos que crecieron por acumulación
La administrativa también lleva compras, el conductor más antiguo organiza rutas y el comercial veterano hace de jefe sin serlo. Nadie sabe dónde acaba lo suyo.
Comercial y almacén como dos empresas
Uno vende y el otro sirve, cada uno con sus prioridades. Sin un responsable común, los choques los arbitra siempre la dirección.
Mandos sin autoridad real
El jefe de almacén tiene el título, pero cualquier decisión de peso la consulta. Su equipo lo sabe y pregunta directamente arriba.
Cómo lo trabajamos
01Entrevistas uno a uno
Hablamos con cada responsable y con varias personas de almacén y reparto. Queremos saber qué hace cada uno de verdad, no lo que pone en el contrato.
02Mapa de decisiones
Listamos las decisiones que se repiten cada semana y marcamos quién las toma hoy. Suele salir que el dueño toma muchas más de las que cree.
03Puestos por función, no por persona
Agrupamos tareas en roles claros: venta, servicio al cliente, almacén, compras, administración. Luego vemos quién encaja en cada uno.
04Límites por escrito
Cada puesto con lo que decide solo, lo que consulta y lo que no le toca. Con importes y ejemplos para que no haya dudas.
05Presentación al equipo y seguimiento
Contamos el nuevo reparto a todas las personas implicadas y revisamos a los tres meses qué decisiones siguen subiendo sin motivo.
El síntoma más claro: tu móvil
Cuenta cuántas veces te llaman en un día normal y apunta el motivo. En una distribuidora mediana salen casi siempre las mismas cosas: un precio, un cliente que debe dinero, un pedido urgente que no cabe, un conductor que falta. Son decisiones que se repiten y que tienen respuesta. Si solo tú la conoces, el problema no es de las personas: es que nadie les ha dicho que pueden decidir ni con qué criterio.
Organizar roles no va de poner cargos. Va de que el jefe de almacén pueda decir que un pedido sale mañana, de que el comercial sepa hasta dónde bajar el precio y de que administración pueda parar a un cliente moroso sin pedir permiso. Cuando eso está escrito y se respeta, la empresa gana velocidad y tú ganas horas.
Antes de empezar
Haz el test de dependencia del fundador. Son doce preguntas y el resultado te dice por dónde empezar a repartir.
Un ejemplo
Ejemplo ilustrativo
Un gerente que aprobaba cada descuento
Ejemplo ilustrativo: en una distribuidora de alimentación de 50 personas, el gerente recibe cada día decenas de mensajes de los comerciales pidiendo precios especiales. Se crea una tabla de márgenes por familia de producto con tres niveles de autorización y se nombra director comercial a una persona que ya hacía parte del trabajo. Las consultas al gerente bajan a unas pocas por semana y él recupera las mañanas para compras grandes y clientes clave.
Preguntas frecuentes
¿Nos hacéis un organigrama?
Sí, pero el organigrama es lo último. Antes decidimos funciones, decisiones y responsables. Un dibujo con cajas no cambia nada si cada caja no sabe qué decide.
¿Qué pasa si una persona no encaja en el nuevo puesto?
Lo hablamos contigo con calma. A veces basta con formación, a veces el puesto encaja mejor con otra persona del equipo y a veces hay que buscar fuera. Nunca diseñamos un rol a la medida de alguien concreto.
¿Cuánto dura un proyecto de organización y roles?
Duración habitual: un plazo que se cierra antes de empezar. Depende de cuántos departamentos tocamos y de si hay que crear algún puesto nuevo, como un director comercial.
¿Esto sirve si somos una empresa familiar?
Sirve especialmente. En muchas distribuidoras familiares los roles se reparten por parentesco. Poner por escrito quién decide qué quita tensión en casa y en la empresa.
¿Cómo sé si mi distribuidora depende demasiado de mí?
Piensa en tres semanas fuera sin móvil. Si la respuesta es que no podrías, haz el test de dependencia del fundador: en tres minutos te da una puntuación y las áreas donde más dependes.
Mide tu caso antes de decidir
12 preguntas sobre quién decide, quién aprueba y qué pasa si faltas tres semanas. Resultado de 0 a 100 al momento.
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Escrito por
Jose AlmonacidPersonas, selección, gestión del cambio y la primera conversación con cada cliente
Actualizado el 28 de septiembre de 2026.