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Qué hacer cuando se va la persona que lo sabía todo

Si se va la persona que lo sabía todo, el preaviso que marquen su contrato y su convenio es tu mejor oportunidad para sacar lo que sabe. Úsalo para grabar y escribir los 5 a 10 procesos que solo ella domina, con quien los vaya a heredar al lado. Después, reparte ese conocimiento entre al menos dos personas para que no vuelva a pasar.

Actualizado en septiembre de 2026 · 28 de septiembre de 2026

Mi jefa de administración se va en tres semanas y es la única que sabe cerrar el mes, ¿qué hago?

Hoy mismo, siéntala con la persona que va a heredar el trabajo y haced juntas el próximo cierre, grabando la pantalla y anotando cada paso. Pídele también la lista de cosas que hace «de cabeza»: plazos, contactos, excepciones de clientes. Tres semanas dan para mucho si se usan para hacer, no para reuniones.

¿Cómo evito depender de una sola persona en mi empresa?

Asegurándote de que cada tarea crítica la saben hacer al menos dos personas y está escrita en algún sitio que se use. No hace falta un manual enorme: una página por proceso, con los pasos, las excepciones y a quién llamar, revisada cada pocos meses.

Qué se pierde cuando se va

Lo difícil no es lo que está en el ERP, sino lo que no está en ningún sitio. Casi siempre es parecido:

Tipo de conocimiento	Ejemplos	Dónde suele estar
Pasos de un proceso	Cerrar el mes, preparar una tarifa, lanzar la planificación semanal	En su cabeza y en hojas de cálculo propias
Excepciones	«A este cliente no se le factura hasta que firma el albarán»	En su memoria
Contactos y acuerdos	El comercial del proveedor que te hace un hueco, el transportista de confianza	En su móvil
Accesos	Portales de proveedores, bancos, organismos	En una libreta o en el navegador
Criterio	Qué pedido se prioriza cuando no llega todo	En su experiencia

El criterio es lo más valioso y lo más difícil de pasar. Por eso no basta con que la persona saliente escriba un documento: hay que verla decidir en casos reales y preguntarle por qué.

Las primeras dos semanas

Ejemplo ilustrativo: una importadora de 30 personas recibe la baja voluntaria de su responsable de compras, que llevaba nueve años. Tiene un mes de preaviso. La gerente decide que la sustituta, que ya estaba en el departamento, se siente a su lado cada día. Hacen juntas cada pedido a proveedores de Asia, graban la pantalla del ERP y anotan en una hoja las excepciones: qué proveedor necesita pago anticipado, qué contenedor se consolida con cuál, qué fechas de fábrica suelen retrasarse. Al acabar el mes hay once procesos escritos y una lista de 40 contactos. No está todo, pero lo que falta se nota poco.

Lo que funcionó: hacer el trabajo real juntas en vez de reuniones de traspaso, y empezar por lo que más dinero costaría si fallase.

Después: que no vuelva a pasar

Que una persona sepa mucho es bueno. Que sea la única que lo sabe es un riesgo que asume toda la empresa. Tres medidas lo reducen mucho:

Cada proceso crítico, con dos personas que lo sepan hacer. Rota tareas de vez en cuando, por ejemplo en vacaciones.
Procesos escritos donde se usan, no en una carpeta olvidada. Una página por proceso, revisada cada pocos meses por quien lo hace.
Una acogida pensada, para que quien entra aprenda de algo escrito y no solo de preguntar.

En manual de procesos lo hacemos con tu equipo, escribiendo cómo se trabaja de verdad. Y si toca sustituir a esa persona, la calculadora de una mala contratación te ayuda a ver por qué merece la pena hacer bien la selección.

Plan para el preaviso

Día 1: haz con esa persona la lista de todo lo que hace, sobre todo lo que nadie más sabe.
Días 2 a 3: ordena la lista por riesgo: qué se para o cuesta dinero si nadie lo sabe hacer.
Resto del preaviso: por cada proceso crítico, hacedlo juntos con quien lo hereda, grabándolo y escribiéndolo.
Recoge contactos, contraseñas de servicios de la empresa y acuerdos verbales con clientes o proveedores.
Antes de su último día, que quien hereda haga cada proceso sola, con la persona saliente mirando.

Preguntas frecuentes

¿Y si la persona se va de malas y no quiere colaborar?

Pasa a veces. Entonces reconstruye desde lo que queda: correos, archivos, el ERP, preguntas a clientes y proveedores. Tardarás más, y por eso conviene repartir el conocimiento antes de que nadie se vaya.

¿Contrato a alguien igual para sustituirla?

Primero mira si el puesto tiene sentido tal y como estaba. Muchas veces esa persona había ido acumulando tareas de otros puestos. Revisa qué hacía, redefine el puesto y luego contrata para el puesto nuevo.

¿Sirve grabar vídeos en lugar de escribir procesos?

Sirven como punto de partida, sobre todo para tareas en pantalla. Pero un vídeo de cuarenta minutos no se consulta en mitad de un problema. Lo ideal es un vídeo corto y una página con los pasos y las excepciones.

¿Cuánto tarda la persona nueva en estar al nivel?

Depende de cuánto quede escrito y de la complejidad del puesto. Con procesos claros y una buena acogida, el aprendizaje se acorta mucho; sin ellos, puede tardar meses en descubrir lo que la otra persona hacía sin contarlo.

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Escrito por

Andreea Almonacid

Operaciones, procesos, sistemas y tecnología

Actualizado el 28 de septiembre de 2026.