¿Cómo organizo los primeros 30 días de un empleado nuevo para que no dependa de quién esté ese día?

¿Qué debería tener preparado antes de que llegue una persona nueva a mi empresa?

La persona nueva llega un lunes a las ocho. El encargado de turno no sabía que empezaba ese día. No tiene usuario en el ERP. Le dicen que «vaya mirando» cómo trabaja un compañero. El viernes ha aprendido tres formas distintas de preparar un pedido, porque cada compañero lo hace a su manera.

Eso no es una acogida. Es suerte. Y cuando sale mal, la persona se va en pocas semanas o se queda aprendiendo los vicios de quien le tocó al lado.

Un plan de acogida no es un manual de bienvenida con la historia de la empresa. Es una hoja que dice qué pasa cada semana del primer mes, quién se encarga y qué debería saber hacer la persona al final.

Por qué el primer mes decide tanto

En las primeras semanas la persona nueva se forma una idea de cómo funciona tu empresa. Si ve orden, lo copia. Si ve que cada uno hace lo que quiere, también lo copia.

Además, es el momento en que más pregunta. Si las respuestas cambian según quién conteste, aprende que no hay criterio. Si hay un sitio donde mirar, aprende a mirar antes de preguntar.

Los cuatro momentos del plan

Antes del día 1

Esta parte se hace sin la persona, y es la que más se olvida:

• Puesto, herramientas y equipo de protección listos.
• Usuario creado en el ERP, correo y cualquier aplicación que vaya a usar.
• Una persona de referencia elegida y avisada. No tiene que ser el jefe; tiene que ser alguien que haga bien el trabajo y tenga paciencia.
• La agenda de la primera semana escrita, con horas.

Una semana antes, un mensaje corto a la persona: a qué hora llega, a quién pregunta, qué tiene que traer. Parece poco y cambia mucho el primer día.

Primera semana: ver y hacer con ayuda

El objetivo de la primera semana no es que produzca. Es que entienda cómo circula el trabajo en su puesto: de dónde le llega, qué hace con él y a quién se lo pasa.

Ejemplo ilustrativo: en una empresa de mantenimiento, un técnico de SAT nuevo pasa los dos primeros días acompañando a un compañero en sus avisos. El tercer día hace él las intervenciones sencillas y el compañero mira. El cuarto aprende a cerrar el parte de trabajo en la aplicación, que es donde suelen fallar los nuevos. El viernes, veinte minutos con su jefe: qué ha entendido, qué le ha sorprendido, qué no sabe hacer todavía.

Si existe un manual de procesos o al menos las hojas de los procesos de su puesto, la primera semana se apoya en ellos. Si no existen, la persona de referencia es el manual, y ahí empieza la variabilidad.

Semanas dos y tres: hacer solo, con red

La persona ya trabaja por su cuenta en lo habitual. La persona de referencia sigue disponible y revisa una parte del trabajo cada día. El jefe directo mira dos cosas: errores repetidos y dudas repetidas. Las dos son información útil. Un error que comete cada persona nueva no es un problema de la persona, es un paso que falta por escribir.

En estas semanas conviene tener objetivos que se puedan comprobar. No «que se integre», sino cosas como «prepara un pedido completo sin errores de ubicación» o «cierra sus partes de trabajo el mismo día».

Día 30: la conversación

Media hora, con el jefe directo, con tres preguntas:

1. ¿Qué haces ya solo y con seguridad?
2. ¿Qué te falta y quién te lo va a enseñar?
3. ¿Qué has visto aquí que te parece raro o que harías de otra forma?

La tercera pregunta es la más valiosa. Una persona nueva ve cosas que el equipo ya no ve. Apúntalas. Algunas serán ingenuas; otras te ahorrarán horas.

Los errores más comunes

Delegar la acogida en quien esté libre. La persona de referencia se elige, no se improvisa. Y se le quita algo de carga esas semanas, o la acogida será lo primero que abandone.

Un dosier de bienvenida largo. Nadie lo lee en el primer día. Mejor una página con lo esencial y las hojas de proceso de su puesto.

No medir nada. Si no sabes qué debería hacer la persona al día 30, no sabes si la acogida ha funcionado ni si has contratado bien.

Hacerlo distinto cada vez. Si cada jefe acoge a su manera, cada equipo trabaja a su manera. Es el origen de muchas empresas donde cada uno trabaja a su manera.

¿Cuánto tiempo tarda una persona nueva en rendir como el resto?

Depende del puesto y, sobre todo, de si lo que tiene que aprender está escrito en algún sitio. En un puesto con tareas repetitivas y bien documentadas, unas semanas. En un puesto donde todo depende de lo que sabe el compañero de al lado, meses, y cada persona nueva aprende una versión distinta. Si tus nuevos tardan demasiado, el plan de acogida ayuda, pero lo que suele faltar son los procesos escritos.

Empieza con la plantilla

Nuestra plantilla de plan de acogida tiene los cuatro momentos, con espacio para responsables y objetivos por semana. Rellénala para el próximo puesto que vayas a cubrir, con quien ocupa ahora un puesto parecido. Luego úsala tal cual con la siguiente incorporación y corrige lo que no haya funcionado.

Si al rellenarla descubres que no sabes qué escribir en «cómo se hace» porque cada uno lo hace distinto, el problema está un paso antes. Eso es lo que resolvemos en la consultoría de procesos: ponernos de acuerdo en cómo se hace cada cosa y dejarlo por escrito para que la acogida tenga algo sólido donde apoyarse.

Preguntas frecuentes

Relacionado