Hostelería y obradores · Organización y roles
Organización y roles para hostelería y obradores
En hostelería y obradores de 15 a 120 personas, el problema de organización aparece al abrir el segundo local: lo que funcionaba con el fundador presente deja de funcionar cuando tiene que estar en dos sitios. Definimos un mando técnico por local, qué decide cada encargado y cómo se coordinan obrador, tienda y catering. Duración habitual: un plazo que se cierra antes de empezar.
- Precio
- Presupuesto cerrado tras una primera conversación
- Duración habitual
- Según el alcance, cerrada antes de empezar
- Quién lo hace
- Jose y Andreea
Voy a abrir un segundo local. ¿Pongo al frente a un encargado de confianza o a alguien que sepa de producción?
Separa las dos funciones. Cada local necesita a alguien que responda de la calidad del producto (un mando técnico) y a alguien que lleve personal, caja y clientes; a veces es la misma persona y a veces no. Lo importante es que esté escrito qué decide cada uno sin llamarte. Si solo pones a alguien de confianza sin criterios, seguirás decidiendo tú por teléfono desde el otro local.
Los puestos que más nos piden en este sector
Fundador o gerente
Debería decidir producto, precios, aperturas y personas clave. Si sigue amasando cada noche, nadie más puede ocupar ese lugar.
Mando técnico de local
Responde de que el producto salga igual en su local: recetas, calidad y equipo de producción. Es quien firma los criterios de calidad.
Encargado de sala o tienda
Turnos de mostrador, caja, reposición y atención al cliente. Resuelve cambios de turno y pequeñas incidencias sin consultar.
Responsable de catering y encargos
Pedidos grandes, eventos y clientes de empresa. Coordina con los dos obradores o con el obrador central.
Compras y proveedores
Pedidos de materia prima para todos los locales. Sin un responsable, cada local pide por su cuenta y los precios se descontrolan.
Los procesos donde se nota
Coordinación entre obrador y tienda
Qué se pide, cuándo llega y qué se hace si falta algo. Un pedido interno diario por escrito evita llamadas y malos ratos.
Turnos y cuadrantes
Quién los hace, con qué criterio y cuándo se publican. Deben seguir la producción y las horas de venta, no la costumbre.
Decisiones del día a día
Retirar un producto que no ha salido bien, compensar a un cliente enfadado, cambiar un turno: quién puede hacerlo y hasta dónde.
Reunión semanal de locales
Media hora entre mandos técnicos, encargados y gerencia con ventas, mermas y problemas de la semana.
Los atascos típicos
El fundador es el único criterio de calidad
Prueba todo, corrige todo y nadie más se atreve a decir que algo no ha salido bien.
Encargados sin margen de decisión
Tienen la responsabilidad, pero cualquier cambio de turno o de producto pasa por el dueño.
Un local sin cabeza
Se abre el segundo local y el fundador va y viene. Mientras está en uno, el otro espera instrucciones.
Tareas duplicadas entre locales
Cada local hace sus pedidos, sus cuadrantes y su inventario a su manera. Se trabaja el doble y se compara poco.
Cómo lo trabajamos
01Tiempo en cada local
Estamos en el obrador, en la tienda y en los encargos, en distintos turnos, y hablamos con cada persona por separado.
02Mapa de decisiones
Qué decisiones se toman cada día y quién las toma hoy. Casi siempre, el fundador.
03Puestos por local y puestos comunes
Qué se decide en cada local (mando técnico, encargado) y qué de forma central (compras, recetas, precios).
04Criterios escritos
Calidad por producto, límites de decisión de cada encargado y reglas para hacer cuadrantes. Una página cada uno.
05Acompañar el cambio
Jose Almonacid trabaja con el fundador para que suelte y con los mandos para que asuman. Andreea Almonacid ordena los flujos entre locales.
El segundo local pone a prueba la organización
Con un solo local, la organización puede vivir en la cabeza del fundador. Él prueba el producto por la mañana, ajusta la producción, cambia un turno y habla con el proveedor. Todo el mundo sabe a quién preguntar porque siempre está ahí.
El segundo local rompe esa lógica. El fundador ya no puede estar en los dos obradores a las cinco de la mañana. Si no hay nadie con autoridad para decidir sobre la calidad en cada sitio, uno de los dos locales se queda esperando. Y el que espera es el que empieza a perder clientes.
Qué conviene tener escrito antes de abrir
Quién responde de la calidad en cada local, qué puede decidir cada encargado sin llamar, qué se compra de forma central y cuándo se reúnen todos. No hace falta un manual de cien páginas: cuatro o cinco hojas bien pensadas bastan. Si quieres medir cuánto depende hoy tu negocio de ti, haz el test de dependencia del fundador.
Un ejemplo
Caso real
Un obrador: un mando técnico al frente de cada ubicación
Un obrador con pastelería y cafetería de 20 personas preparaba una segunda ubicación que iba a doblar la plantilla. La calidad dependía de que el fundador estuviera en el obrador y el equipo esperaba sus decisiones. Pusimos un mando técnico al frente de cada ubicación, para que el fundador pudiera salir del horno y ningún local quedara sin cabeza, junto con criterios de calidad escritos por producto y el nombre de quién los firma. Hoy la calidad se sostiene esté quien esté al frente y el equipo decide sin esperar al fundador.
Leer el caso completoPreguntas frecuentes
¿Necesito un mando técnico en cada local aunque sean pequeños?
Necesitas a alguien que responda de la calidad en cada local, aunque no sea su único trabajo. Puede ser el panadero más veterano del turno de mañana, con tiempo reservado para esa función y criterios escritos.
¿Cuánto cuesta ordenar la organización?
Precio: presupuesto cerrado tras una primera conversación. Te damos el importe cerrado antes de empezar.
¿Y si mis encargados no quieren más responsabilidad?
A veces no la quieren porque no saben hasta dónde llega ni si les vas a respaldar. Cuando los límites están escritos y se respetan, lo normal es que la asuman. Si alguien no quiere, mejor saberlo antes de abrir.
¿Nos ayudáis también con la selección del equipo del nuevo local?
Sí, a nuestra manera: definimos los puestos y los criterios de selección y enseñamos a tu equipo a entrevistar con ellos, para que el equipo nuevo entre en una estructura ya pensada. Si prefieres que entrevistemos nosotros, es un servicio adicional con coste aparte.
¿Qué entregáis al final?
Organigrama por local, fichas de puesto con decisiones y límites, criterios de calidad por producto y un calendario de reuniones entre locales.
Mide tu caso antes de decidir
12 preguntas sobre quién decide, quién aprueba y qué pasa si faltas tres semanas. Resultado de 0 a 100 al momento.
Cuando hace falta, construimos el software
Si al abrir otro local no sabes en tiempo real qué vende y qué produce cada uno, parte del problema es de herramienta.
Verlo en Alcara Partners · Software a medida →Relacionado
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Escrito por
Jose AlmonacidPersonas, selección, gestión del cambio y la primera conversación con cada cliente
Actualizado el 28 de septiembre de 2026.