¿Cómo se hace una entrevista estructurada para contratar mejor?

¿Qué es una entrevista estructurada y por qué dicen que funciona mejor que una entrevista normal?

¿Qué preguntas hago en una entrevista estructurada para un jefe de almacén?

He hecho más de 2.500 entrevistas en mi vida profesional. Si tuviera que quedarme con una sola lección, sería esta: la mayoría de las malas contrataciones no se deben a que el candidato mintiera, sino a que la entrevista no estaba preparada para descubrir lo que importaba.

En una pyme, lo normal es que el dueño o el responsable del área entreviste "a su manera". Charla, cuenta la empresa, pregunta por la experiencia y decide con la sensación del final. A veces acierta. Cuando no, lo descubre a los seis meses.

La entrevista estructurada es la forma más sencilla de acertar más a menudo. No necesitas un departamento de recursos humanos. Necesitas una hora de preparación y un guion.

Qué es, en una frase

Las mismas preguntas a todas las personas candidatas, puntuadas con la misma escala. Así comparas respuestas, no impresiones.

Antes de la entrevista: 4 decisiones

1. Elige 3 o 4 competencias clave. Sácalas de la descripción del puesto. No la lista de diez cualidades que todo el mundo quiere ("proactivo, responsable, trabajo en equipo"), sino las tres o cuatro cosas sin las cuales la persona fracasará en ese puesto concreto.

Para un encargado de turno pueden ser: organizar a su equipo cuando falta gente, corregir a alguien sin romper la relación y detectar un problema de calidad antes de que salga. Para un técnico de SAT: diagnosticar una avería con información incompleta, tratar con un cliente molesto y dejar el parte de trabajo bien hecho.

2. Prepara 2 preguntas por competencia. Siempre sobre situaciones reales que la persona haya vivido, no hipotéticas. "¿Qué harías si…?" invita a dar la respuesta correcta. "Cuéntame una vez en la que…" obliga a contar lo que hizo.

3. Decide la escala antes de empezar. Una escala de 1 a 4 funciona bien:

4. Si entrevistáis dos, repartid papeles. Uno pregunta, el otro toma notas. Los dos puntúan por separado.

Durante la entrevista: 5 partes, unos 55 minutos

Apertura, 5 minutos. Presenta el puesto y explica cómo va a ser la entrevista. Informa de la banda salarial. Una persona que sabe a qué atenerse habla con más naturalidad.

Trayectoria, 10 minutos. No repases el currículum línea por línea. Pregunta qué hacía exactamente en su último puesto y qué decidía ella. Y por qué quiere cambiar.

Competencias, 25 minutos. El núcleo. Haz tus preguntas preparadas, una competencia detrás de otra. Para cada respuesta, busca tres cosas: qué pasó, qué hizo la persona y cuál fue el resultado.

La técnica más útil aquí es sencilla: si la respuesta empieza por "yo siempre…" o "normalmente…", vuelve a pedir un caso. "Entiendo. ¿Me cuentas una vez concreta? ¿Cuándo fue?". Las respuestas generales no se pueden puntuar.

Preguntas de la persona candidata, 10 minutos. Anota qué pregunta. Quien pregunta por el equipo, por cómo se trabaja o por lo que se espera de ella en los primeros meses te está diciendo qué le importa.

Cierre, 5 minutos. Explica los siguientes pasos y cuándo tendrá respuesta. Y cúmplelo.

Después: puntúa en caliente

Puntúa justo al acabar, no al final del día. Después de tres entrevistas seguidas, los recuerdos se mezclan y acabas puntuando la última impresión.

Si sois dos, comparad las puntuaciones. Donde haya más de un punto de diferencia en una competencia, hablad de por qué. A veces uno vio algo que el otro no. A veces la pregunta no estaba clara y hay que mejorarla para la siguiente.

Ejemplo ilustrativo: tres personas candidatas a jefe de almacén. En la competencia "organizar al equipo cuando falta gente", la primera cuenta un caso concreto de un inventario con dos bajas y cómo reorganizó turnos (3 puntos). La segunda habla de lo importante que es la planificación, sin ningún caso (1 punto). La tercera cuenta el caso, el resultado y qué haría distinto hoy (4 puntos). Sin la escala, la segunda quizá habría ganado por lo bien que hablaba.

Lo que no debes preguntar

• El salario anterior. La directiva europea de transparencia salarial (2023/970) pide dar la banda salarial antes de la entrevista y no preguntar por el sueldo que la persona cobraba. España aún no la ha transpuesto, pero tiene sentido aplicarlo ya. Lo explicamos en la guía de transparencia salarial.
• Vida personal. Familia, planes de tener hijos, edad, pareja, salud o religión. No dicen nada del puesto y pueden meterte en un problema legal. Ante cualquier duda, tu asesoría laboral.
• Preguntas trampa. "¿Cuál es tu mayor defecto?" solo mide quién se ha preparado la respuesta.

Tres errores habituales

1. Cambiar las preguntas de una persona a otra. Pierdes la comparación, que es lo único que aporta el método.
2. Hablar más que el candidato. Si hablas más de la mitad del tiempo, estás vendiendo el puesto, no evaluando.
3. Decidir en los primeros cinco minutos y pasar el resto buscando confirmación. La escala está para frenarte.

Descárgate el guion

He convertido mi método en un guion de entrevista estructurada en Word y PDF con todo lo anterior: lo que decidir antes, las cinco partes con tiempos y preguntas, la escala de puntuación y lo que evitar. Prepáralo con la descripción del puesto delante.

Si aun así has vuelto a contratar mal en el mismo puesto, el fallo suele estar antes de la entrevista: en cómo se definió el puesto o en dónde se buscó. En selección de personal no hacemos las entrevistas por ti: diseñamos contigo el perfil, el guion de cada puesto, la hoja de puntuación y la acogida, y enseñamos a quienes entrevistan en tu empresa a usarlos, acompañándoles en sus primeros procesos. Así el método se queda en casa.

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