¿Cuánto le cuesta a una pyme una mala contratación?

¿Cómo calculo lo que me ha costado contratar a alguien que no ha funcionado?

¿Qué es peor, tardar en cubrir un puesto o cubrirlo rápido con alguien que no encaja?

Cuando una contratación sale mal, lo primero que se piensa es en el sueldo pagado. Es la parte visible. Pero es solo una de las cinco partidas que componen la cifra, y no siempre la que más quebraderos de cabeza da.

Vamos a hacer la cuenta completa con un ejemplo y después te explico cómo reducir el riesgo.

Las cinco partidas de una mala contratación

1. Sueldo pagado que no se convirtió en trabajo. Si una persona rinde a la mitad de lo que rendiría alguien que encaja, la mitad de lo que le pagas, Seguridad Social incluida, es dinero que no vuelve. Y esto dura desde que entra hasta que sale, no desde que te das cuenta.

2. Tiempo de la primera selección. Redactar la oferta, publicarla, leer currículums, llamar, entrevistar. Todo eso son horas tuyas y de tus responsables.

3. Volver a seleccionar para el mismo puesto. Cuando la persona se va, empiezas de cero. Otra vez el mismo tiempo, como mínimo.

4. Tiempo de otros formando y corrigiendo. El compañero que le explica cómo funciona el ERP, el encargado que revisa sus partes, el jefe que rehace sus presupuestos. Son horas que dejan de dedicarse a su propio trabajo.

5. Otros costes. La indemnización o los días de preaviso, los honorarios de una agencia si la usaste, un pedido mal servido, un cliente que se queja o que se va.

Hay costes que no entran en ninguna partida y también existen: el desgaste del equipo, la gente buena que se cansa de tapar agujeros, el cliente que no vuelve. No los metemos en la cuenta porque son difíciles de poner en euros, pero no los olvides.

Un ejemplo con números

Ejemplo ilustrativo: contratas a una persona para un puesto técnico con un sueldo bruto de 30.000 € al año. Tarda 6 meses en irse, y durante ese tiempo rinde más o menos la mitad de lo que esperabas.

Son 5,1 meses de su sueldo bruto. Por una sola contratación.

Fíjate en qué partida pesa más: el sueldo que no rinde, y crece con cada mes que tardas en darte cuenta. Si en lugar de seis meses fueran doce, esa línea pasaría de 9.750 € a 19.500 €.

Y el ejemplo es prudente. En un mando intermedio o en un comercial, los errores con clientes pueden ser mucho mayores que 1.000 €, y el tiempo hasta darse cuenta suele ser más largo.

Haz la cuenta con tus datos

Los números del ejemplo son orientativos. Tu sueldo, tus horas y tu coste interno serán otros. La calculadora del coste de una mala contratación usa exactamente estas cinco partidas: metes el salario, los meses, el rendimiento, las horas de selección y de formación y los costes sueltos, y te da el total en euros y en meses de sueldo. El resultado sale en la pantalla, sin registrarte.

Hazlo con la última contratación que salió mal. Suele ser un buen argumento para dedicarle más tiempo a la siguiente.

Qué hacer cuando ya sabes que no funciona

La cifra más cara es la que sigue creciendo. Cuando ves que una contratación no funciona, cada mes que esperas suma otra línea de sueldo que no rinde y más horas de otros corrigiendo.

Eso no significa despedir al primer error. Primero comprueba si la persona sabe qué se espera de ella: muchas veces nadie se lo ha dicho con claridad. Siéntate, explica los tres o cuatro resultados que tiene que conseguir y pon una fecha cercana para revisar. Si en esa fecha no hay avance, decide. Alargar la situación no le hace un favor a nadie, tampoco a ella.

Por qué se contrata mal en una pyme

En más de 2.500 entrevistas he visto repetirse casi siempre las mismas causas:

• El puesto no estaba definido. Se busca "alguien para el almacén" sin haber escrito qué resultados tiene que conseguir y qué va a decidir. Si no sabes qué buscas, cualquiera te parece bien.
• Se decide por impresión. La entrevista es una charla agradable y gana quien mejor habla, no quien mejor ha hecho ese trabajo antes.
• Hay prisa. El puesto lleva semanas vacante, el equipo está saturado y se contrata al primero que parece razonable.
• Nadie acompaña la entrada. La persona llega, se le presenta al equipo y se le deja sola. Si falla, no sabes si era ella o la acogida.

Cómo reducir el riesgo sin montar un departamento de recursos humanos

1. Escribe el puesto antes de publicar la oferta. Propósito, resultados, decisiones y requisitos, en una página. La plantilla de descripción de puesto te ayuda.
2. Haz una entrevista estructurada. Las mismas preguntas para todos, sobre situaciones reales, puntuadas con una escala decidida antes. Tienes un guion de entrevista estructurada listo para usar.
3. Planifica los primeros 30 días. Quién le forma, qué tiene que saber hacer a la semana, al mes. Así detectas antes si algo no encaja, y esa primera partida no se come seis meses.
4. Revisa a las pocas semanas. Una conversación honesta con la persona y con su responsable. Si no funciona, es mejor saberlo pronto.

Si ya has vuelto a contratar mal dos veces en el mismo puesto, el problema no es mala suerte. Suele estar en cómo se define el puesto o en dónde se busca. Es lo primero que revisamos en selección de personal, donde diseñamos contigo el sistema (perfil, guion, hoja de puntuación y acogida) y formamos a tu equipo para que contrate con él. No hacemos la selección por ti ni damos garantías de sustitución: lo que buscamos es que la siguiente mala contratación no llegue a pasar.

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