Importadores · Consultoría de procesos

Consultoría de procesos para empresas importadoras

Un importador de 20 a 120 personas compra con 3 o 4 meses de antelación, paga en otra moneda y recibe contenedores que alguien tiene que seguir por email. Cuando eso vive en el correo de una o dos personas, se compra tarde, se vende sin saber el coste real y las reclamaciones al proveedor se pierden. Ordenamos el ciclo completo, del pedido en origen a la venta. Duración habitual: un plazo que se cierra antes de empezar.

Precio: Presupuesto cerrado tras una primera conversación
Duración habitual: Según el alcance, cerrada antes de empezar
Quién lo hace: Andreea

Importo producto de Asia y nunca sé cuánto me cuesta de verdad cada referencia puesta en mi almacén. ¿Cómo lo calculo?

Suma, por cada contenedor, el precio de compra al cambio del día en que pagas, el flete, el seguro, los aranceles y tasas, el despacho del agente de aduanas, el transporte desde el puerto y la descarga. Repártelo entre las referencias según un criterio fijo (valor, volumen o peso) y apúntalo en una ficha por contenedor. Con cuatro o cinco contenedores calculados así verás qué productos te dejan margen y cuáles vendes casi al coste sin saberlo.

¿Qué información tiene que tener todo el equipo sobre un contenedor que viene de camino?

Número de pedido, proveedor, referencias y cantidades, fecha estimada de salida y de llegada, puerto, estado de los documentos y quién lo sigue. Si esos datos están en una hoja compartida o en el ERP y no en el correo de compras, el comercial puede prometer fechas reales y el almacén puede preparar la descarga.

Los puestos que más nos piden en este sector

Compras internacionales

Negocia con fábricas en origen, lanza pedidos y persigue fechas de salida. Suele llevar tanto en su bandeja de entrada que nadie más sabe qué viene ni cuándo.

Comercio exterior y documentación

Facturas, listas de bultos, certificados de origen y coordinación con el transitario y el agente de aduanas. Un papel que falta retiene el contenedor en el puerto.

Responsable de producto o categoría

Decide qué se importa y en qué cantidades. Necesita datos de ventas y de stock fiables para no comprar a ciegas cuatro meses antes.

Almacén y recepción

Descarga contenedores, cuenta y revisa. Si no sabe qué llega hasta que el camión está en la puerta, descarga con prisa y los errores de recepción pasan de largo.

Ventas y atención al cliente

Promete fechas a los clientes con mercancía que aún está en el mar. Sin información actualizada, promete de memoria y luego llama para disculparse.

Los procesos donde se nota

Previsión y pedido en origen

Ventas del año, stock actual, stock en tránsito y plazos de cada proveedor en una misma hoja. El pedido sale de ahí, no de la intuición del mes.

Seguimiento de embarques

Una lista viva de contenedores con fechas y estado, revisada cada semana, con una persona responsable de actualizarla.

Despacho y documentación

Qué documentos hacen falta por tipo de producto y origen, quién los pide al proveedor y cuándo se envían al agente de aduanas.

Recepción y control de calidad de la mercancía

Recuento, muestreo según criterio escrito y registro de defectos con fotos el mismo día de la descarga.

Coste en destino y reclamaciones

Cálculo del coste real de cada contenedor y un procedimiento para reclamar al proveedor defectos o faltas antes de que caduque el plazo.

Los atascos típicos

Todo vive en el correo de compras

Fechas, cambios de última hora y acuerdos con el proveedor están en hilos de email. Cuando esa persona se va de vacaciones, nadie sabe qué viene.

Se vende sin saber el coste real

Los precios se fijan con el coste de fábrica y una estimación de gastos. Cuando sube el flete o cambia la divisa, el margen desaparece sin que nadie lo vea.

Roturas y exceso a la vez

Unas referencias se agotan durante semanas y otras ocupan medio almacén. Es la señal de que la previsión no se hace con datos.

Reclamaciones que caducan

Se detecta el defecto, se aparta el producto y se deja para otro día. Cuando se reclama, el proveedor ya no lo acepta.

Cómo lo trabajamos

01Seguimos un pedido completo

Desde la decisión de compra hasta la venta de la última unidad, pasando por embarque, aduana y descarga. Lo dibujamos con las personas que intervienen.

02Sacamos la información del correo

Definimos qué datos tienen que estar a la vista de todos y dónde. A veces basta una hoja bien diseñada; a veces el ERP ya lo permite y no se usa.

03Ficha de coste por contenedor

Un modelo sencillo que el equipo rellena con cada llegada y que alimenta los precios de venta.

04Reglas para compras y reclamaciones

Cuándo se lanza un pedido, con qué datos, quién lo aprueba y en qué plazo se reclama un defecto al proveedor.

05Indicadores de semana

Contenedores en tránsito, retrasos, días de stock por familia y reclamaciones abiertas. Se revisan en una reunión corta entre compras, almacén y ventas.

Importar es gestionar tiempo y dinero parado

Cada contenedor que compras es dinero que sale meses antes de volver. Por eso en un importador los errores de proceso pesan tanto: una compra tardía te deja sin producto en plena temporada, una compra excesiva te llena el almacén y un coste mal calculado te hace vender por debajo de lo que crees. Y casi siempre el origen es el mismo: la información está repartida entre correos, hojas personales y la memoria de dos personas.

Nuestro trabajo es poner esa información a la vista y dar a cada tramo del ciclo una forma común de hacerse. Sin grandes sistemas al principio: una lista de embarques que se actualiza, una ficha de coste por contenedor y unas reglas claras de compra y reclamación.

Pon cifra a lo que se pierde

Horas buscando un correo, llamadas para saber dónde está un contenedor, pedidos rehechos. La calculadora de fricción te lo pasa a euros en unos minutos.

Un ejemplo

Ejemplo ilustrativo

Un importador de menaje que vendía algunas referencias a pérdida

Ejemplo ilustrativo: un importador de menaje de 30 personas fija los precios de venta con el coste de fábrica más un porcentaje fijo de gastos. Al calcular el coste real de los últimos contenedores, con flete, divisa y despacho, aparecen varias referencias voluminosas y baratas que apenas dejan margen. Se crea una ficha de coste por contenedor, se ajustan los precios de esas referencias y compras empieza a negociar mirando el volumen además del precio unitario.

Preguntas frecuentes

¿Os ocupáis también de los trámites de aduanas?

No. Eso es trabajo de tu agente de aduanas y tu transitario. Ordenamos cómo tu equipo prepara la información y los documentos para que ellos trabajen sin retrasos.

¿Cuánto cuesta ordenar los procesos de un importador?

Precio: presupuesto cerrado tras una primera conversación. Depende de cuántos orígenes y familias de producto tengas; lo cerramos antes de empezar.

¿Funciona si mi ERP no controla el stock en tránsito?

Sí. Primero definimos qué información hace falta y quién la mantiene. Después vemos si tu programa lo puede recoger o si conviene otra herramienta.

¿Qué pasa si la persona de compras lo tiene todo en la cabeza?

Es lo más habitual. Trabajamos con ella para pasar ese conocimiento a procesos y fichas, sin quitarle su papel. Suele agradecer dejar de ser la única que sabe.

¿Cuándo se ven los resultados?

Lo primero que cambia es la visibilidad: en pocas semanas todo el equipo sabe qué viene y cuándo. El efecto en margen y roturas se nota a partir de los siguientes ciclos de compra.

Mide tu caso antes de decidir

Horas y euros que se van cada año en rehacer trabajo, buscar información y esperar aprobaciones.

Calcula lo que te cuesta la fricción Prefiero hablar con vosotros

Cuando hace falta, construimos el software

Si el stock en tránsito, en puerto y en almacén no se ve en un mismo sitio, una herramienta de gestión de almacén pensada para importadores puede juntarlo.

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Escrito por

Andreea Almonacid

Operaciones, procesos, sistemas y tecnología

Actualizado el 28 de septiembre de 2026.