Sector · Importadores
Consultoría de operaciones y personas para empresas importadoras
Una importadora de 20 a 120 personas suele depender de una o dos personas que lo saben todo: qué se pidió a cada proveedor, qué contenedor viene en camino y qué se ha prometido ya a los clientes. Ordenamos el recorrido de una compra desde el pedido en origen hasta la venta, repartimos quién decide qué y enseñamos a tu equipo a seleccionar a las personas de compras, almacén y ventas que lo sostienen.
¿Cómo evito vender mercancía que todavía está en el barco y luego llega tarde?
Separa en tu sistema, o al menos en una misma hoja compartida, tres cantidades: stock en almacén, stock en tránsito con su fecha prevista y stock ya comprometido con clientes. Decide quién actualiza la fecha cuando el transitario avisa de un retraso y a quién se lo comunica. Con eso el comercial puede prometer con datos y no de memoria, y cuando un contenedor se retrasa sabes a qué clientes llamar primero.
Mi empresa importadora tiene 30 personas y todas las compras pasan por mí. ¿Por dónde empiezo a soltar?
Por las reposiciones de producto habitual. Escribe qué proveedores, qué cantidades mínimas y qué plazos se manejan para esas referencias, fija un límite de importe y deja que compras las lance sin tu firma. Tú te quedas con las compras nuevas, los proveedores nuevos y las operaciones grandes. Suele liberar muchas horas sin que pierdas el control de lo que importa.
Los puestos que vemos en este sector
- Compras y relación con proveedores en origen
- Operaciones de importación y seguimiento de envíos
- Jefe o jefa de almacén
- Mozos y preparadores de pedidos
- Comerciales y key account
- Atención al cliente y postventa
- Administración, facturación y cobros
- Dirección comercial
Dónde se atasca la empresa
Las compras en origen viven en el correo de una persona
Pedidos al proveedor, proformas, cambios de especificación y fechas de salida repartidos entre emails, WeChat o WhatsApp. Si esa persona se va de vacaciones, nadie sabe qué está pedido.
El stock en tránsito no lo ve nadie
El programa muestra lo que hay en el almacén, pero no lo que viene en el barco ni cuándo llega. Los comerciales venden de memoria y compras pide de más por si acaso.
Coordinación con transitarios y agentes de aduanas a base de llamadas
Cada envío necesita documentos y confirmaciones de varias partes. Si no está claro quién los reúne y quién hace el seguimiento, el contenedor espera en el puerto y el cliente también.
Comerciales sin precios ni plazos fiables
El coste final de un producto cambia con el flete y el tipo de cambio. Sin una forma clara de actualizar precios, cada comercial aplica su criterio o llama al dueño.
Recepción de contenedores sin método
Llega un contenedor y el almacén lo descarga como puede. Se tarda días en dar entrada a la mercancía y durante ese tiempo no se puede vender lo que ya está dentro.
Cómo te ayudamos
Consultoría de procesos y operaciones
Un solo recorrido de la compra: pedido en origen, seguimiento del envío con fecha prevista, recepción del contenedor, entrada en stock y aviso a ventas. Con un responsable por tramo.
Ver másOrganización, roles y organigrama
Separar compras, operaciones de importación y ventas cuando hoy las lleva la misma persona, y decidir quién aprueba precios, compras y excepciones hasta qué importe.
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Perfiles para compras internacionales, operaciones de importación y comerciales, que son puestos donde un error de contratación se paga en contenedores mal pedidos o clientes perdidos.
Ver másInternacionalización de pymes
Cuando además de importar quieres vender fuera lo que ya distribuyes aquí, ordenamos antes qué parte de la estructura puede sostenerlo.
Ver másLo que cambia cuando una importadora pasa de 20 a 60 personas
Al principio, el dueño compra, negocia con el proveedor, sigue el barco y llama al cliente cuando llega. Con pocos contenedores al año se puede. Cuando los envíos se multiplican, entran nuevas referencias y aparece un segundo almacén, esa forma de trabajar ya no aguanta. Las decisiones siguen pasando por la misma mesa, pero ahora hay diez personas esperando la respuesta.
Lo que suele fallar no es la compra, sino lo que la rodea: que nadie más sepa qué se ha pedido, que ventas no vea lo que viene en camino y que el almacén se entere de un contenedor el mismo día que llega. Son problemas de información y de reparto de decisiones, y se arreglan antes de tocar ningún programa. Si te reconoces, lee no puedo delegar: todo pasa por mí.
Los puestos que más cuesta cubrir en una importadora
El primero es operaciones de importación: la persona que sigue cada envío, habla con el transitario, reúne documentos y avisa al almacén. En muchas importadoras no existe como puesto y lo hace un poco cada uno. Definirlo bien, con lo que decide y lo que no, suele quitar la mitad de las urgencias.
El segundo es el comprador. Se busca a alguien con idiomas y se olvida mirar si sabe negociar plazos, controlar calidades en origen y decir que no a un proveedor. Un perfil escrito, una entrevista estructurada y un periodo de solape con quien ya lleva las compras reducen mucho el riesgo.
El tercero es el comercial que vende producto importado, porque tiene que entender que el precio y el plazo dependen de un barco. Si no, promete lo que no hay.
Cómo trabajamos con una importadora
Seguimos un pedido real desde que se hace al proveedor hasta que se factura al cliente, y pasamos por el almacén el día que llega un contenedor. Hablamos con compras, operaciones, almacén, ventas y administración. Con eso te proponemos por dónde empezar y lo hacemos contigo, sin montar una estructura más grande de la que necesitas.
Un ejemplo
Ejemplo ilustrativo
Una importadora de menaje de 28 personas
Ejemplo ilustrativo: una importadora de 28 personas compra a fabricantes de Asia y vende a tiendas y a distribuidores. La responsable de compras es la única que sabe qué contenedor trae cada referencia. Se crea una hoja compartida con el stock en tránsito y su fecha prevista, se decide que operaciones actualiza las fechas cuando avisa el transitario, se escribe un método de recepción de contenedores y los precios de venta se revisan en una fecha fija de cada mes. Los comerciales dejan de preguntar por cada pedido y compras deja de ser un cuello de botella.
Preguntas frecuentes
¿Nos asesoráis en aduanas, aranceles o documentación de importación?
No. Eso es trabajo de tu transitario, tu agente de aduanas o tu asesoría. Nosotros ordenamos cómo se coordina tu equipo con ellos: quién reúne los documentos, quién hace el seguimiento y cómo se avisa a ventas y al almacén.
¿Trabajáis con importadoras de cualquier producto?
Sí. Menaje, alimentación, material eléctrico, textil o recambios comparten el mismo esquema: compras con plazos largos, stock en tránsito y ventas que dependen de saber cuándo llega cada cosa.
¿Qué hacemos si la persona que lleva las compras se jubila o se va?
Primero, sacar de su cabeza lo que sabe: proveedores, condiciones, plazos reales y trucos de cada uno. Luego repartirlo en un proceso escrito y, si hace falta, seleccionar a quien la sustituya con tiempo para solaparse con ella.
¿Hace falta un ERP nuevo para ver el stock en tránsito?
No para empezar. Se puede ordenar con lo que tienes y ver si el programa actual lo permite. Si no llega, lo decidimos con datos; cuando el problema es que no existe la herramienta, lo vemos con Alcara Partners · Software a medida.
¿Por dónde empezamos?
Por la radiografía rápida gratuita, que te dice qué área pesa más en pocos minutos. Si quieres ir a fondo, la radiografía operativa se hace con tu equipo dentro de la empresa.
Mide tu caso antes de decidir
12 preguntas sobre procesos, organización, personas y dependencia del fundador. Te dice las 2 o 3 áreas por donde empezar.
Cuando hace falta, construimos el software
Cuando el stock en tránsito, las compras en origen y los precios viven en correos y hojas sueltas, lo que falta es una herramienta que lo junte. Lo explicamos en la web de software a medida para importadores.
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Escrito por
Jose AlmonacidPersonas, selección, gestión del cambio y la primera conversación con cada cliente
Actualizado el 28 de septiembre de 2026.