Instalaciones y climatización · Consultoría de procesos

Consultoría de procesos para empresas de instalaciones y climatización

En una empresa de instalaciones o climatización de 15 a 120 personas, el trabajo se pierde entre la llamada del cliente y la factura: avisos apuntados en tres sitios, técnicos que salen sin el material, partes en papel que vuelven días después. Seguimos avisos y obras reales con tu equipo y dejamos un circuito único de aviso, planificación, visita y cierre. Duración habitual: un plazo que se cierra antes de empezar.

Precio: Presupuesto cerrado tras una primera conversación
Duración habitual: Según el alcance, cerrada antes de empezar
Quién lo hace: Andreea

En mi empresa de climatización los avisos de avería entran por teléfono, WhatsApp y correo y algunos se pierden. ¿Cómo lo arreglo?

Nombra una sola puerta de entrada. Da igual por dónde llame el cliente: todo aviso se registra en el mismo sitio, con datos mínimos (cliente, dirección, equipo, síntoma, urgencia y contrato de mantenimiento si lo tiene) y una persona responsable de que llegue a planificación. Los técnicos no aceptan trabajos que no estén registrados, aunque el cliente les escriba directamente. Parece rígido las dos primeras semanas; después se acaban los avisos olvidados y las visitas duplicadas.

¿Cuánto me cuesta que los partes de trabajo vuelvan en papel?

Cuenta los partes de una semana y el tiempo que pasa desde que se hace la visita hasta que se factura. Si un técnico hace 25 intervenciones a la semana y cada parte tarda cinco días en facturarse, siempre tienes una semana de trabajo pendiente de cobro por técnico. Súmale el tiempo de oficina en descifrar letras y reclamar partes perdidos. La calculadora de fricción te da la cifra anual.

Los puestos que más nos piden en este sector

Recepción y atención de avisos

Recibe averías, peticiones de presupuesto y consultas. Si no hay un criterio común de urgencia, todo parece urgente y la planificación salta cada hora.

Planificación de técnicos y rutas

Encaja avisos, mantenimientos preventivos y obras en las agendas de los técnicos. Necesita ver todas las rutas a la vez para no mandar dos furgonetas al mismo barrio.

Técnicos de SAT

Diagnostican, reparan y rellenan el parte. Pierden tiempo cuando llegan sin la pieza, sin el historial del equipo o sin saber si el cliente tiene contrato.

Instaladores y jefes de obra

Montan equipos nuevos en viviendas, locales y obras. Dependen de que el presupuesto, el material y la fecha estén cerrados antes de salir.

Administración y presupuestos

Prepara ofertas, factura partes y controla contratos de mantenimiento. Es quien más sufre cuando la información del técnico llega incompleta.

Los procesos donde se nota

Del aviso a la cita

Registro único, clasificación por urgencia y tipo, y confirmación al cliente con franja horaria. Una misma regla para todos los canales.

Planificación diaria y semanal

Preventivos fijos, avisos urgentes y obras en una sola vista, agrupados por zona para reducir kilómetros y huecos muertos.

Visita y parte de trabajo

Qué debe llevar el técnico, qué comprueba y qué anota en el parte: horas, material, fotos y firma. El parte completo es la factura del día siguiente.

Presupuesto de instalación

Visita, medición, oferta y seguimiento con plazos. Un presupuesto que tarda dos semanas en salir es un cliente que ya ha llamado a otra empresa.

Mantenimientos preventivos y contratos

Calendario de visitas por contrato, avisos automáticos a planificación y control de lo que se ha hecho y lo que falta en el año.

Los atascos típicos

Avisos que entran por cualquier puerta

El cliente escribe al técnico que conoce, llama a la oficina y manda un correo. Tres registros del mismo aviso, o ninguno.

Técnicos que vuelven por una pieza

Sin diagnóstico previo ni historial del equipo, la primera visita sirve para ver qué falta. La segunda es la que arregla.

Partes que se facturan tarde

Papel en la furgoneta, letra difícil y datos incompletos. La oficina dedica horas a completar lo que debería venir hecho.

Tareas duplicadas entre departamentos

Cuando cada línea de negocio tiene su propio circuito, varias personas hacen lo mismo sin saberlo. A veces el problema de procesos es de diseño de puestos.

Cómo lo trabajamos

01Salimos con los técnicos

Acompañamos rutas de SAT y visitas de obra, y pasamos horas en recepción y planificación. El proceso real se ve en la furgoneta y en el teléfono.

02Un circuito único por tipo de trabajo

Avería, preventivo, presupuesto e instalación, cada uno con sus pasos, su responsable y sus datos obligatorios.

03Revisamos también los puestos

Si el mismo trabajo lo hacen varias personas por separado, ordenar el proceso no basta y lo decimos. Rediseñamos funciones cuando hace falta.

04Partes y presupuestos con plantilla

Campos mínimos, fotos obligatorias y plazos de entrega. Primero se simplifica y después se valora pasar a móvil.

05Indicadores de servicio

Avisos resueltos en la primera visita, días desde el aviso hasta la visita, días desde el parte hasta la factura y preventivos al día.

El cuello de botella suele estar en la oficina, no en la furgoneta

Cuando una instaladora crece, lo primero que se nota es que los técnicos van cargados. La reacción natural es contratar otro técnico. Pero muchas veces el atasco está antes y después de la visita: avisos mal registrados, rutas que no se cruzan, material que no está, partes que nadie reclama. Un técnico más con el mismo circuito solo multiplica el desorden.

Por eso empezamos por el camino completo de un aviso y de una obra, y miramos quién hace qué en cada paso. En el caso de climatización que contamos arriba, lo que parecía un problema de procesos era de diseño de puestos. Ordenar bien empieza por mirar las dos cosas.

Ponle número

La calculadora de fricción estima cuántas horas y euros se van al año en avisos repetidos, visitas dobles y partes que hay que rehacer.

Un ejemplo

Caso real

Una empresa de climatización de 30 personas con un 60% de tareas duplicadas

Una empresa de instalación y mantenimiento de climatización, con 30 personas y casi una década en el sector, estaba creciendo fuera de Valencia. La dirección creía que uno de sus departamentos tenía un problema de procesos. Hablando uno a uno con el equipo apareció otra cosa: los puestos estaban construidos por línea de negocio, se duplicaba un 60% de las tareas y cada persona trabajaba aislada. Se rediseñaron tres posiciones por función: recepción como punto único de entrada, planificación con visión de todas las rutas y el ciclo SAT como ecosistema propio, con indicadores comunes. El equipo aceptó el nuevo modelo. El cliente pidió no aparecer con su nombre.

Leer el caso completo

Preguntas frecuentes

¿Necesitamos un programa de gestión de SAT?

Puede que sí, pero después. Si el circuito de avisos y partes no está claro, un programa nuevo solo digitaliza el desorden. Cuando está claro, elegir herramienta es mucho más fácil.

¿Cuánto cuesta ordenar los procesos de una instaladora?

Precio: presupuesto cerrado tras una primera conversación. Lo cerramos tras una primera conversación, según el número de técnicos y de líneas de negocio.

¿Trabajáis con empresas que hacen obra nueva y mantenimiento a la vez?

Es lo más habitual. Obra y SAT tienen ritmos distintos y conviene separar sus circuitos, compartiendo lo que tiene sentido compartir: recepción, material y facturación.

¿Cómo implicáis a los técnicos?

Saliendo con ellos. Saben mejor que nadie qué información les falta al llegar a casa del cliente. Los cambios del parte y del material se prueban primero con varios técnicos.

¿Podéis trabajar fuera de la Comunitat Valenciana?

Sí. Nuestra base está en Gandia y trabajamos sobre todo en la Comunitat Valenciana, pero combinamos visitas y trabajo en remoto con empresas de toda España.

Mide tu caso antes de decidir

Horas y euros que se van cada año en rehacer trabajo, buscar información y esperar aprobaciones.

Calcula lo que te cuesta la fricción Prefiero hablar con vosotros

Cuando hace falta, construimos el software

Si los partes de trabajo y albaranes siguen volviendo en papel cuando el circuito ya está definido, una herramienta a medida puede recogerlos en el móvil del técnico.

Verlo en Alcara Partners · Software a medida →

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