Abrir otra sede sin perder el control

Voy a abrir un segundo almacén a 80 km, ¿cómo evito tener que estar en los dos sitios?

¿Qué es lo más importante antes de abrir un segundo local?

Qué se duplica y qué no

Abrir otra sede es un buen momento para descubrir qué sabe hacer tu empresa sin ti. Lo que está escrito, medido y asignado a alguien viaja bien. Lo que depende de tu presencia, no.

Un caso real: un obrador con cafetería

Este caso es el de un obrador con pastelería y cafetería, con un equipo de 20 personas y cinco años de crecimiento rápido. Estaba a punto de abrir una segunda sede que iba a duplicar la plantilla. Pasamos días con el equipo en el turno de noche del obrador, en el mostrador y en el catering, y vimos que la calidad dependía de que el fundador estuviera en el obrador. Los procesos estaban en su cabeza y había varios miles de euros al mes de sobrecoste de personal en horarios mal ajustados y tareas duplicadas.

Lo que se construyó: planificación semanal de producción, escandallos vivos (materia prima y mano de obra), criterios de calidad por escrito para cada producto con quién los firma, un responsable técnico por sede, criterios de selección para el equipo nuevo, formación de venta sobre composición y alérgenos, y una herramienta de gestión a medida. El resultado: la segunda sede quedó lista con un método replicable, la calidad se mantiene esté quien esté al mando y el equipo decide sin el fundador.

En qué orden prepararlo

Seis meses antes, o cuanto antes: ordena la sede actual. Si hoy todo pasa por ti, esa es la primera tarea. Escribe los procesos que más se repiten y los criterios de calidad.

Tres meses antes: elige al responsable de la nueva sede y forma a esa persona dentro de la sede actual. Que aprenda el método, no solo el oficio.

Dos meses antes: selecciona al equipo con los mismos criterios escritos que usarías en la primera sede. Prepara la acogida para que los nuevos aprendan igual en los dos sitios.

El mes de la apertura: acuerda qué decide el responsable solo, qué te consulta y cómo vas a ver los datos. Y resiste la tentación de instalarte allí: si lo haces, la nueva sede aprenderá a depender de ti.

Ejemplo ilustrativo: una distribuidora abre un segundo almacén con el mismo ERP, pero sin escribir cómo se preparan los pedidos. En la sede nueva se prepara por ruta y en la antigua por cliente. Al mes, los errores de expedición se disparan y nadie sabe cuál de los dos métodos es el bueno.

Si quieres medir cuánto depende hoy tu empresa de ti antes de abrir, haz el test de dependencia. Para preparar la apertura con tu equipo, empezamos por la radiografía operativa.

Preguntas frecuentes

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