Guía · Obligaciones y plazos
Fichaje: qué es obligatorio hoy
Registrar la jornada de cada persona es obligatorio desde 2019, por el Real Decreto-ley 8/2019, y hoy vale hacerlo en papel, en una hoja de cálculo o con una aplicación. El nuevo real decreto que haría obligatorio el registro digital no está aprobado ni publicado en el BOE: a 26 de septiembre de 2026 se había vuelto a aplazar sin fecha. Tu asesoría laboral te confirma qué te aplica; lo que puedes hacer tú es que el registro refleje de verdad cómo trabaja tu equipo.
Actualizado en septiembre de 2026 ·
¿Es obligatorio el fichaje digital en 2026 para una empresa de 30 trabajadores?
A 28 de septiembre de 2026, no. El real decreto que obligaría a fichar con un sistema digital sigue sin aprobarse ni publicarse en el BOE y se ha aplazado otra vez sin fecha. Lo que sí es obligatorio, desde 2019, es registrar la jornada de cada persona, y para eso sirven el papel, una hoja de cálculo o una aplicación.
Si ya fichamos en una hoja firmada, ¿tenemos que cambiar algo ahora?
Con las normas vigentes, un registro en papel sigue siendo válido. Lo que conviene revisar es si ese papel dice la verdad: si se rellena al final de la semana de memoria, o si nadie anota las horas de más, el registro existe pero no sirve. Pide a tu asesoría que lo revise antes de pensar en cambiar de herramienta.
Qué es obligatorio y qué no, a 28 de septiembre de 2026
| Qué | Estado | Qué significa para ti |
|---|---|---|
| Registrar la jornada de cada persona (Real Decreto-ley 8/2019) | En vigor desde 2019 | Tienes que llevar el registro ya. Papel, hoja de cálculo o sistema digital son válidos hoy |
| Nuevo real decreto de registro horario digital | Sin aprobar y sin publicar en el BOE. Aplazado otra vez sin fecha (26 de septiembre de 2026) | No te obliga todavía. Sus detalles pueden cambiar hasta que se publique |
La confusión viene de los titulares. Durante meses se ha hablado del «fichaje digital obligatorio» como si ya estuviera aquí, y muchas empresas han recibido llamadas de proveedores con prisas. La obligación que existe de verdad es la de 2019, y no pide un formato concreto. Si alguien te dice que tienes que cambiar de sistema antes de una fecha, pídele la referencia del BOE.
Esta guía no sustituye a tu asesoría laboral. Ella te dirá si tu registro actual cumple y qué hacer con los casos especiales de tu convenio.
Donde falla el registro en una pyme
El problema casi nunca es la herramienta. Es que el registro no refleja cómo se trabaja. Algunos casos que vemos a menudo:
- El técnico de SAT que sale de casa hacia el primer aviso. ¿Empieza la jornada al salir de casa, al llegar al cliente o al pasar por el almacén a por material? Si nadie lo ha decidido, cada uno anota una cosa.
- El encargado de turno que se queda «un rato» cada día. Ejemplo ilustrativo: veinte minutos diarios sin anotar, en unos 220 días laborables, suman más de 70 horas al año por persona.
- La administración que ficha en papel y lo firma el viernes. El registro existe, pero se escribe de memoria.
- El jefe de obra que va y viene entre dos obras. Los desplazamientos quedan en tierra de nadie.
Ejemplo ilustrativo: una empresa de mantenimiento con 25 técnicos compra una aplicación de fichaje. A los tres meses, la mitad sigue fichando al llegar a la nave y la otra mitad en casa del cliente, porque nadie definió cuándo empieza la jornada. La aplicación registra con precisión un criterio que no existe. El dinero se gastó en la herramienta; el trabajo que faltaba era de proceso.
Por dónde empezar
Primero el criterio, luego la herramienta. Decide con tu asesoría cómo se registra cada tipo de puesto (oficina, almacén, calle, turnos) y escríbelo en una página. Después revisa si tu sistema actual lo recoge bien. Muchas veces basta con ordenar el proceso; otras, el papel no da más de sí y hace falta algo digital.
Si al revisar descubres que las horas se van en esperas, en rehacer partes de trabajo o en buscar información, el problema ya no es el fichaje, sino cómo está montado el trabajo. Con la calculadora de la fricción puedes ponerle cifra, y en consultoría de procesos lo ordenamos contigo sobre el terreno.
Cómo revisar tu registro de jornada en una tarde
- Pregunta a tres personas de áreas distintas cómo y cuándo anotan su entrada y su salida.
- Compara lo anotado con lo que pasó de verdad en una semana concreta: salidas a obra, guardias, cierres de mes.
- Apunta los casos que el sistema actual no recoge bien: técnicos que empiezan en casa del cliente, turnos partidos, viajes.
- Lleva esa lista a tu asesoría laboral y pregunta qué hay que corregir con la norma actual.
- Solo después decide si necesitas otra herramienta, y cuál.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo será obligatorio el fichaje digital?
No hay fecha. El real decreto se ha retrasado varias veces y, a 26 de septiembre de 2026, se volvió a aplazar sin calendario. Revisamos esta guía cada trimestre y la actualizaremos cuando se publique en el BOE.
¿Vale un Excel para registrar la jornada?
Hoy sí: la obligación de 2019 no exige un formato concreto, y papel, hoja de cálculo o sistema digital son válidos. Si el nuevo decreto se aprueba, eso puede cambiar; cuando se publique, confirma con tu asesoría qué te toca.
¿Y si mi equipo trabaja fuera, en obras o en casas de clientes?
Es el caso más difícil y donde más registros fallan, porque la hora real de inicio no la ve nadie. Antes de elegir sistema, define cuándo empieza la jornada de un técnico o de un jefe de obra en tu empresa, y valídalo con tu asesoría.
¿Vosotros nos implantáis un sistema de fichaje?
No vendemos software de fichaje. Te ayudamos a ordenar turnos, horarios y procesos para que el registro tenga sentido. Si al final el problema es que falta una herramienta que encaje, lo vemos con nuestro equipo de software a medida.
Fuentes
- Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (registro de jornada) — BOE
- Registro horario digital: última hora — Fichme
- Fichaje digital obligatorio en 2026 — Turnozo
Esta guía explica la norma para que sepas qué te afecta; no es asesoramiento jurídico. Para aplicarla a tu empresa, habla con tu gestoría o con un abogado laboralista. Revisamos esta página cada trimestre (próxima revisión: 27 de diciembre de 2026).
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Actualizado el 28 de septiembre de 2026.